Правове письмо - Стефанчук Р. О. - Реєстрація документів
Оскільки юридичні документи забезпечують відповідні юридичні процеси, то, за загальним правилом, вони повинні перебувати у стані динаміки. Вийшовши від однієї організації, вони направляються за допомогою різних засобів (пошта, факс, телефон, електронна пошта тощо) до іншої організації. Надійшовши, юридичний документ повинен пройти певний внутрішній шлях, який складається із таких процедур: приймання, реєстрація і розгляд.
Приймання документів
За загальним правилом, усі документи, що надходять до установи, у тому числі - створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії. В разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.
Попередній розгляд документів
Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів € розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Крім цього, керівникові установи відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом "Невідкладно". Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.
Реєстрація документів
Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їхнього обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України здійснюється централізовано. Децентралізовану реєстрацію інших документів дозволено в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структрними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.
Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні, рукописні, друковані документи, так і ті, що передаються в електронному вигляді.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в певній установі лише одного разу: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах груп - залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток: про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
Під час реєстрації документу надасться умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах і обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.
Якщо в установі наявна карткова форма реєстрації документів, реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. За правилом, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина карі отеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання - за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів і певного питання.
Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи за можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою. Більш летальні вимоги до реквізитів викладено в наступному розділі.
Схожі статті
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - Приймання документів
Оскільки юридичні документи забезпечують відповідні юридичні процеси, то, за загальним правилом, вони повинні перебувати у стані динаміки. Вийшовши від...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - Попередній розгляд документів
Оскільки юридичні документи забезпечують відповідні юридичні процеси, то, за загальним правилом, вони повинні перебувати у стані динаміки. Вийшовши від...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - 1.3. Загальні правила обігу документів
Оскільки юридичні документи забезпечують відповідні юридичні процеси, то, за загальним правилом, вони повинні перебувати у стані динаміки. Вийшовши від...
-
Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір певних затверджених форматів (зокрема, АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - 1. Загальні розуміння та поняття "правового письма"
Правове письмо - це навчальна дисципліна, яка спрямована на здобуття знань, а також отримання вмінь та навичок щодо складання і оформлення юридичних...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - 1.2. Види та класифікація юридичних документів
Правове письмо - це навчальна дисципліна, яка спрямована на здобуття знань, а також отримання вмінь та навичок щодо складання і оформлення юридичних...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - 1.1. Поняття "правове письмо" та "юридичний документ"
Правове письмо - це навчальна дисципліна, яка спрямована на здобуття знань, а також отримання вмінь та навичок щодо складання і оформлення юридичних...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - Вступна частина
Правове письмо - це навчальна дисципліна, яка спрямована на здобуття знань, а також отримання вмінь та навичок щодо складання і оформлення юридичних...
-
Українське ділове мовлення - Шевчук С. В. - 2. Формуляр документа
Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка1. Кожний документ складається з окремих...
-
Українське ділове мовлення - Шевчук С. В. - 1. Класифікація документів
1. Класифікація документів Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого...
-
Українське ділове мовлення - Шевчук С. В. - ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
1. Класифікація документів Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого...
-
Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення...
-
Паспорт громадян України законодавчо закріплений Постановою Верховної Ради України № 2503-ХІІ від 26.06.1992 р. "Про затвердження положень про паспорт...
-
Ділова українська мова - Горбул О. Д. - 1.5. Класифікація документів
Документ (лат. доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа
План викладу 2.1. Стандартизація управлінських документів. 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа. 2.3. Основні вимоги до змісту та...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - 2.1. Стандартизація управлінських документів
План викладу 2.1. Стандартизація управлінських документів. 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа. 2.3. Основні вимоги до змісту та...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - Тема 2. Стандартизація управлінських документів
План викладу 2.1. Стандартизація управлінських документів. 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа. 2.3. Основні вимоги до змісту та...
-
Мова ділових паперів - Кацавець Г. М. - 3. Текстове оформлення документів
Документ - це система поглядів, ідей, принципів, що лежать в основі політичної діяльності окремої особи чи політичної організації. Ділова документація...
-
Ділова українська мова - Горбул О. Д. - 1.4. Вимоги до складання й оформлення текстів документів
Документ (лат. доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і...
-
Здобуття Україною незалежності зумовило створення та розвиток державно-правових інститутів, одним з яких є інститут громадянства. Належність до такого...
-
Соціальна психологія - Орбан-Лембрик Л. Б. - Метод вивчення документів
За його допомогою встановлюють психологічні якості людини, наявність чи відсутність певних здібностей (дидактичних, комунікативних, організаційних),...
-
1. Суть і класифікація документів, прийоми документального контролю Документальний контроль полягає у вивченні бухгалтерських документів, записів в...
-
ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів...
-
Для відкриття поточного рахунку у національній валюті у банк подаються такі документи: 1. Заява. 2. Копія статуту підприємства, засвідчена в...
-
Профілактика злочинів у широкому розумінні передбачає такий розвиток економіки, політики, ідеології, культури і побуту, який сприяв би усуненню або...
-
У цивільно-правовій доктрині України та й інших колишніх союзних республік укорінилося поняття "транспортні договори", під якими насправді розуміють...
-
Бухгалтерський облік - Садовська І. Б. - 5.2. Класифікація бухгалтерських документів
Класифікація - це умовне групування бухгалтерських документів за визначеними ознаками, зокрема: 1) за місцем складання, 2) за призначенням, 3) за...
-
Фінансовий менеджмент - Крамаренко Г. О. - 1.4. Правове, податкове і фінансове середовище бізнесу
В умовах ринкової економіки фінансовий менеджер стає однією з ключових фігур на підприємстві. Форма організації бізнесу, обрана керівництвом...
-
Бухгалтерський облік - Садовська І. Б. - 5.1. Поняття про документи. Вимоги до складання документів
5.1. Поняття про документи. Вимоги до складання документів Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом...
-
Маркетинг туризму - Правик Ю. М. - 1.2. Туристичні послуги та їх правове забезпечення
Комплекс послуг, що надаються туристичною фірмою, передбачає виокремлення основних (профільних) послуг з туристичного обслуговування і допоміжних послуг,...
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - Реєстрація документів