Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - 2.1. Стандартизація управлінських документів
План викладу
2.1. Стандартизація управлінських документів.
2.2. Формуляр і бланк управлінського документа.
2.3. Основні вимоги до змісту та розташовування реквізитів управлінських документів.
2.1. Стандартизація управлінських документів
Уніфікація управлінських документів полягає у встановленні єдиного складу й форм цих документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації на основі спільних функцій керування, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.
З 07.01.1997 року введений у дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації й кодування техніко-економічної й соціальної інформації. ДКУД являє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД).
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
1) організаційно-розпорядча документація;
2) первинно-облікова документація;
3) банківська документація;
4) фінансова документація;
5) звіїно-статистична документація;
6) планова документація;
7) ресурсна документація;
8) торговельна документація;
9) зовнішньоторговельна документація;
10) цінова документація;
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;
12) документація з побутового обслуговування населення;
13) бухгалтерсько-облікова документація;
14) документація з Пенсійного фонду;
15) словниково-довідкова документація.
Можна сказати, що ці 15 класів вичерпно класифікують управлінську документацію. Однак, у процесі викладання управлінського документознавства доцільніше використовувати простішу класифікацію управлінської документації. Згідною з нею, вона поділяється лише на три великі різновиди:
O організаційно-розпорядча документація,
O організаційно-правова документація,
O інформаційно-довідкова документація.
2.2. Формуляр і бланк управлінського документа
Головною проблемою створення управлінських документів є забезпечення правильності оформлення його формуляра.
Формуляр документа - сукупність реквізитів документа та схема їх розміщення на документі.
Склад реквізитів документа та конкретна конфігурація їх розміщення залежать від виду документа та класу уніфікованої системи документації, до якої він належить. Додержання формуляра документа € головною передумовою набуття ним юридичної сили.
Нормативні вимоги щодо цього містяться головним чином у ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів. Згідно зі стандартом, його вимоги поширюються не тільки на органдзалцйно-розпорядчу документацію, а всі класи уніфікованих систем документації.
ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 основні реквізити для управлінського документа:
01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим,
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування),
03 - зображення нагород,
04 - код організації,
05 - код форми документа,
06 - назва організації вищого рівня,
07 - назва організації,
08 - назва структурного підрозділу організації,
09 - довідкові дані про організацію,
10 - назва виду документа,
11 - дата документа,
12- реєстраційний індекс документа,
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь,
14 - місце складення або видання документа,
15 - гриф обмеження доступу до документа,
16 - адресат,
17 - гриф затвердження документа,
18 - резолюція,
19 - заголовок до тексту документа,
20 - відмітка про контроль,
21 - текст документа,
22 - відмітка про наявність додатків,
23 - підпис,
24 - гриф погодження документа,
25 - візи документа,
26 - відбиток печатки,
27 - відмітка про засвідчення копії,
28 - прізвище виконавця і номер його телефону,
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи,
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі,
31 - відмітка про надходження документа до організації,
32 - запис про державну реєстрацію.
Документи, що створюються в організації, повинні мати на бланках наступні обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). На службових листах назву виду документа не вказують.
Розміщення у певній послідовності реквізитів документа, які складають його формуляр, відбувається на бланку документа.
Установлюють такі види бланків документів:
O загальний бланк для різних видів документів (без позначення в бланку назви виду документа);
O бланк листа;
O бланк конкретного виду документа (із позначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому випадку, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підписувати документи.
Організації, які ведуть переписку з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.
Дозволяється використовувати два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.
Бланки документів є документами суворої звітності. Порядкові номери проставляють друкованим або іншим способом, бажано на нижньому полі зворотного боку бланка.
Як правило, бланки документів виготовляються на папері формату A4, вони повинні мати такі поля, мм: ЗО - лівий, 10 - правий, 20 - верхній та нижній.
За окремими винятками (заяви, пояснювальні записки), управлінські документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки шрифтом розміром у 12-14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкових інтервали. Реквізити документа (крім тексту, реквізитів "Адресант", "Гриф затвердження", "Гриф погодження"), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від іншого 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
O 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
O 92 мм - для реквізиту "Адресат";
O 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
O 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.
Схожі статті
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа
План викладу 2.1. Стандартизація управлінських документів. 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа. 2.3. Основні вимоги до змісту та...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - Тема 2. Стандартизація управлінських документів
План викладу 2.1. Стандартизація управлінських документів. 2.2. Формуляр і бланк управлінського документа. 2.3. Основні вимоги до змісту та...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - 1.3. Розвиток діловодства в Україні
Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке, у свою чергу, повинно мати нормативно-правову базу. Нормативно-методична база...
-
Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке, у свою чергу, повинно мати нормативно-правову базу. Нормативно-методична база...
-
ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - Вступ до модуля 1
Вступ до модуля 1 Управлінське документознавство являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документом знавство...
-
Вступ до модуля 1 Управлінське документознавство являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документом знавство...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - Тема 3. Організаційно-розпорядча документація
План викладу 3.1. Особливості розпорядчої документації. 3.2. Накази. 3.3. Розпорядження. 3.4. Постанови. 3.5. Рішення. 3.6. Вказівки та ухвали. 3.1....
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - Тема 1. Вступ до управлінського документознавства
Вступ до модуля 1 Управлінське документознавство являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документом знавство...
-
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - МОДУЛЬ І. УПРАВЛІНСЬКЕ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО
Вступ до модуля 1 Управлінське документознавство являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документом знавство...
-
Українське ділове мовлення - Шевчук С. В. - 2. Формуляр документа
Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка1. Кожний документ складається з окремих...
-
Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір певних затверджених форматів (зокрема, АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Пошуки назв науки про документ
Пошуки назв науки про документ "Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності - науку, управління, практику, освіту тощо - зумовило об'єктивне...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 2. Сучасні погляди на структуру науки про документ
Пошуки назв науки про документ "Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності - науку, управління, практику, освіту тощо - зумовило об'єктивне...
-
Митні інформаційні технології - Пашко П. В. - 6.1. Вимоги до уніфікованої системи документів
Розділ 6. КЛАСИФІКАЦІЯ ТА КОДУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ 6.1. Вимоги до уніфікованої системи документів Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується...
-
Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Сучасні концепції науки про документ
Загальне документознавство як сукупність знань про документ та наукова дисципліна, природно, перебуває на стадії свого формування та розвитку. Тому...
-
Ділова українська мова - Горбул О. Д. - 1.5. Класифікація документів
Документ (лат. доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Виникнення й розвиток традиційного документознавства
1. Основні етапи розвитку документознавства Коло питань Виникнення й розвиток традиційного документознавства. Становлення документознавства як науки...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 1. Основні етапи розвитку документознавства
1. Основні етапи розвитку документознавства Коло питань Виникнення й розвиток традиційного документознавства. Становлення документознавства як науки...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Модуль 1. Етапи розвитку та засади документознавства
1. Основні етапи розвитку документознавства Коло питань Виникнення й розвиток традиційного документознавства. Становлення документознавства як науки...
-
Ділова українська мова - Горбул О. Д. - 1.4. Вимоги до складання й оформлення текстів документів
Документ (лат. доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Інтеграція наук про документ
Поширення з початку 1970-х років електронних комунікацій зумовило поєднання проблематики дисциплін, пов'язаних зі створенням, зберіганням та...
-
Бухгалтерський облік - Садовська І. Б. - 5.1. Поняття про документи. Вимоги до складання документів
5.1. Поняття про документи. Вимоги до складання документів Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - 1.2. Види та класифікація юридичних документів
Правове письмо - це навчальна дисципліна, яка спрямована на здобуття знань, а також отримання вмінь та навичок щодо складання і оформлення юридичних...
-
Правове письмо - Стефанчук Р. О. - 1.1. Поняття "правове письмо" та "юридичний документ"
Правове письмо - це навчальна дисципліна, яка спрямована на здобуття знань, а також отримання вмінь та навичок щодо складання і оформлення юридичних...
-
Мова ділових паперів - Кацавець Г. М. - 3. Текстове оформлення документів
Документ - це система поглядів, ідей, принципів, що лежать в основі політичної діяльності окремої особи чи політичної організації. Ділова документація...
-
Процес підготовки і прийняття управлінського рішення грунтується на відповідних принципах, здійснення яких забезпечує досягнення цілей організації. Ці...
-
Українське ділове мовлення - Шевчук С. В. - 1. Класифікація документів
1. Класифікація документів Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого...
-
Українське ділове мовлення - Шевчук С. В. - ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
1. Класифікація документів Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого...
Спеціальне документознавство - Кислюк К. В. - 2.1. Стандартизація управлінських документів