Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.1. Класифікація документів
План
2.5.1. Класифікація документів.
2.5.2. Національний стандарт України.
2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.
2.5.4 Вимоги до бланків документів.
2.5.5 Оформлювання сторінки.
2.5. б. Вимоги до тексту документа.
Знай папери в житті - не химери і не плід канцелярій нудних: ділові необхідні папери у стосунках людей ділових.
Д Білоус
2.5.1. Класифікація документів
Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі"57
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції"58
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніший текстовий документ, "зміст якого - мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозапису вам ня".
Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
O найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
O походженням - службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчим або адміністративно-господарських обов'язків.
Службові документи формуються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
O місцем виникнення - в нутр і шні та зо в н і ш н і:
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
O призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
O напрямком - вхідні й вихідні.
Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.
O формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
O строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної Черги.
Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";
O ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є властивістю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;
O стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.
Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
O складністю - прості (односкладові) й Складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;
O строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і Тимчасового (до 10 років) зберігання;
O технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;
O носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.
Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
Схожі статті
-
План 2.5.1. Класифікація документів. 2.5.2. Національний стандарт України. 2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. 2.5.4 Вимоги до бланків...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.4.3. Нарада
Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори - зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 1-й етап - Підготовка наради
1.1. Планування Заплановані наради проводять за графіком, який складають на місяць (квартал), визначають такі пункти: O порядок денний; O хто проводить...
-
Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори - зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Граматичні норми
Граматичні норми визначають правильне вживання граматичних форм слів та усталену побудову речень, словосполучень. Морфологічні норми "передбачають...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.4.5. Візитна картка
Дискусія (від лат. discussio - дослідження, розгляд) - діалогічний метод творчої діяльності групи осіб, побудований на публічному, відкритому,...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.4.4. Дискусія
Дискусія (від лат. discussio - дослідження, розгляд) - діалогічний метод творчої діяльності групи осіб, побудований на публічному, відкритому,...
-
Важливою складовою діяльності будь-якого фахівця є комунікативна компетенція, яка належить до ключових професійних характеристик. Вона містить три...
-
Важливою складовою діяльності будь-якого фахівця є комунікативна компетенція, яка належить до ключових професійних характеристик. Вона містить три...
-
Функціонування української літературної мови залежить від стану мовної політики в державі, освіті, культурних традицій народу. Мовна політика - це...
-
Мовлення як вид людської діяльності завжди зорієнтоване на виконання якогось комунікативного завдання. Висловлюючи свої думки і почуття, людина має...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Пароніми
Щоб мовлення було нормативним, важливо розрізняти між собою пароніми. Пароніми - це слова (пари слів), які мають подібність у морфологічній будові...
-
"Оволодіння основами будь-якої професії розпочинається із засвоєння певної суми загальних і професійних знань, а також оволодіння основними способами...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Лексичні норми
Лексичні норми регламентують правила слововживання. їх фіксують насамперед словники: "Словник української мови" в 11-ти томах (1971-1980 рр), "Новий...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Вимова звукосполук
1. Дзвінкі приголосні [б], [д], [г], [ж], [з], [дж], [дз] в кінці слова й перед глухими в середині слова вимовляються дзвінко: [народ] - народ; [наказ] -...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Вимова приголосних звуків
1. Дзвінкі приголосні [б], [д], [г], [ж], [з], [дж], [дз] в кінці слова й перед глухими в середині слова вимовляються дзвінко: [народ] - народ; [наказ] -...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.1.1. Спілкування і комунікація
Тема 2.1 Спілкування як інструмент професійної діяльності План 2.1.1. Спілкування і комунікація. 2.1.2. (функції спілкування. 2.1.3. Види і форми...
-
Тема 2.1 Спілкування як інструмент професійної діяльності План 2.1.1. Спілкування і комунікація. 2.1.2. (функції спілкування. 2.1.3. Види і форми...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Модуль 2. Професійна комунікація
Тема 2.1 Спілкування як інструмент професійної діяльності План 2.1.1. Спілкування і комунікація. 2.1.2. (функції спілкування. 2.1.3. Види і форми...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Синоніми
Лексичні норми регламентують правила слововживання. їх фіксують насамперед словники: "Словник української мови" в 11-ти томах (1971-1980 рр), "Новий...
-
Поняття "професійна мова" охоплює три функціональні різновиди літературної мови - офіційно-діловий, науковий, розмовний. На думку O. A. Лаптєвої,...
-
План 1.3.1. Функціональні стилі української мови та сфери їх застосування. Основні ознаки функціональних стилів. 1.3.2. Професійна сфера як інтеграція...
-
План 1.3.1. Функціональні стилі української мови та сфери їх застосування. Основні ознаки функціональних стилів. 1.3.2. Професійна сфера як інтеграція...
-
Під час виконання професійних обов'язків безліч разів повторюються стандартні, стереотипні спілкувальні ситуації, що мають етикетний характер....
-
1.2.5.1. Поняття етикету Слово етикет французького походження (etiquette) на початках позначало товарну етикетку, згодом так називали церемоніал при...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 1.2.5.1. Поняття етикету
1.2.5.1. Поняття етикету Слово етикет французького походження (etiquette) на початках позначало товарну етикетку, згодом так називали церемоніал при...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 1.2.5. Мовний етикет
1.2.5.1. Поняття етикету Слово етикет французького походження (etiquette) на початках позначало товарну етикетку, згодом так називали церемоніал при...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.4.1. Мистецтво перемовин
План 2.4.1. Мистецтво перемовин. 2.4.2. Збори як форма прийняття колективного рішення 2.4.3. Нарада. 2.4.4. Дискусія. 2.4.5. Візитна картка. Колективні...
-
План 2.4.1. Мистецтво перемовин. 2.4.2. Збори як форма прийняття колективного рішення 2.4.3. Нарада. 2.4.4. Дискусія. 2.4.5. Візитна картка. Колективні...
-
У наш час телефон - не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб...
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.1. Класифікація документів