Контролінг процесів господарської діяльності - Ільїна С. Б. - 6.7.6. Процедури первинного контролю

Для організації і проведення первинного контролю необхідно розробляти спеціальні процедури, які визначають порядок дій, виконання робіт по первинному контролю. Процедури контролю, хоча і є складовими технологічних елементів управління (зокрема, контролю), проте, мають свої особливості і методи застосування, які дозволяють підвищувати ефективність технології управління в цілому.

Технологія контролю - це механізм, що включає вибір методів і процедур, за допомогою яких відбувається відбір даних, необхідних для виявлення відхилень від мети управління.

Впроваджувати самостійні процедури первинного контролю на виробництві немає необхідності, оскільки вони не самоціль, а елемент технологічних процедур управління. Проте, знання загальних закономірностей, методів, принципів, особливостей, умов первинного контролю дозволяє, створюючи процедуру первинного контролю, "накладати" її на ту або іншу процедуру управління, відповідним чином коректуючи технологію управління. Відомо, що процедура управління істотно розширює круг знань про систему організації інформації на підприємстві, сприяє більш глибокому розумінню працівниками всього циклу робіт по формуванню, передачі, зберіганню і узагальненню інформації, а також дозволяє уникнути субоптимізації окремих частин системи інформації, оскільки вдосконалення системи інформації в цілому вимагає інших підходів, ніж при поліпшенні окремих її частин.

Процедури управління є базою для вдосконалення інформаційних підсистем і системи в цілому, для упровадження нових ідей і розробок. Вони сприяють навчанню персоналу, виконанню нових операцій або освоєнню нового інформаційного процесу.

Процедури закріплюють порядок проведення первинного контролю: коло працівників, що беруть участь у формуванні того або іншого показника або його якісної характеристики; основи взаємостосунків працівників по формуванню первинної інформації, їх права, обов'язки і відповідальність; зв'язок результатів контролю з оцінкою діяльності працівників.

Відсутність діючих процедур управління приводить до нераціональної взаємодії ланок апарату управління, порушенню документообігу, небажаної самодіяльності працівників у формуванні інформації, ускладнює процес вдосконалення діючого порядку формування і узагальнення даних.

При розробці процедур управління необхідно орієнтуватися на функціональну спеціалізацію органу управління, що склалася, коло управлінських проблем.

Процедури конкретизують і регламентують взаємостосунки працівників по формуванню початкових первинних даних про виробничий процес як в організаційно-технічному, технологічному, економічному, так і в юридичному аспектах. Процедура закріплює в нормативному порядку права і обов'язки працівників в процесі виробництва і формування інформації.

Наявність процедур первинного контролю конкретних господарських операцій дозволяє навчати людей на конкретних робочих місцях, роз'яснювати мету, способи і засоби контролю і первинного обліку.

Процедури контролю розробляються як на стадії формування первинних даних, так і на стадії їх обробки і узагальнення. Особлива роль через недостатньо вивчене питання належить розробці процедур на стадії формування первинних даних по кожній господарській операції.

Процедура контролю складається з наступних елементів.

1. Формування основ взаємостосунків учасників виробництва:

1) визначення кола працівників, що беруть участь у формуванні, контролі і аналізі первинних даних в стандартній ситуації і при виникненні відхилення;

2) встановлення прав і обов'язків учасників первинного контролю і аналізу в рамках їх взаємостосунків;

3) забезпечення юридичної повноцінності результатів первинного контролю;

4) закріплення відповідальності за достовірність первинних даних;

5) встановлення зв'язку результатів контролю і аналізу з оцінкою результатів діяльності і стимулюванням працівників (заохоченням або покаранням).

2. Розробка системи первинних документів, засобів і способів первинного обліку, контролю і аналізу:

1) визначення кола первинних документів або носіїв інформації по кожній господарській операції, як для стандартної ситуації, так і у разі виникнення відхилення;

2) визначення способу заповнення, коректування і оцінки даних первинного носія інформації;

3) фіксація контрольованих точок господарської діяльності і контрольованих параметрів об'єкту контролю;

4) розробка методів і способів первинного контролю, обліку і аналізу даних в стандартних і проблемних господарських ситуаціях.

3. Розробка організаційних основ первинного контролю, обліку і аналізу:

1) встановлення порядку взаємостосунків працівника з приводу первинного контролю, обліку і аналізу;

2) закріплення загального керівництва організацією первинного контролю, обліку і аналізу;

3) розробка системи документообігу від початку формування кожного первинного документа до здачі його в архів;

4) вибір і обгрунтовування методів контролю по кожній господарській операції.

Схожі статті




Контролінг процесів господарської діяльності - Ільїна С. Б. - 6.7.6. Процедури первинного контролю

Предыдущая | Следующая