Контролінг процесів господарської діяльності - Ільїна С. Б. - 6.7.4. Основні причини виникнення неякісної первинної інформації

На частку первинної інформації на підприємствах доводиться до 60-70 % загального об'єму облікової інформації. Якість первинної інформації істотно впливає на якість всього процесу управління, а також статистичного, бухгалтерського і оперативного обліку.

Помилкова, недостовірна інформація може виникнути як на первинному рівні, так і на будь-якій стадії обробки і перетворення даних. Вірогідність появи спотворень інформації в діючих системах первинного обліку за деякими оцінками перевищує допустимі значення в сотні раз. При цьому до 80 % помилок людина допускає на початковій стадії облікового процесу. Причому значне число свідомих спотворень первинних даних в особистих або групових інтересах, тобто по суті - це не помилки. Слід врахувати, що ні зниження витрат ручної праці в процесі підготовки первинної інформації, ні вдосконалення методології первинного обліку не дають в повному об'ємі бажаного ефекту без організації відповідного первинного контролю.

Розглянемо деякі типові помилки і спотворення інформації, що приводять до втрати нею достовірності та інших якісних характеристик. Ці помилки і спотворення необхідно розділити, принаймні, на три групи:

1) пов'язані з людським фактором;

2) пов'язані з технічними, технологічними, організаційними чинниками;

3) пов'язані із специфікою формування і обробкою інформації в комп'ютерних системах, а також у відносинах людина - машина. Перша група помилок включає свідому фальсифікацію первинної інформації і помилки працівників.

Свідома фальсифікація первинної інформації відбувається (або можлива) під дією організаційних, економічних, юридичних і морально-психологічних чинників. До числа організаційних чинників належать такі, як відсутність системи контролю і функціонування на підприємстві надмірно жорсткої централізованої системи управління.

Безконтрольність, безгосподарність є живильним середовищем для приписок, розкрадань, нераціонального використання ресурсів. Надмірно жорстка централізована система управління викликає у працівників апатію, байдужість, відсутність творчого підходу до справи, прагнення досягти результату за будь-яку ціну, у тому числі і фальсифікуючи інформацію. Виникнення неякісної первинної інформації пов'язано з відсутністю продуманої системи первинного контролю на двох стадіях первинного облікового процесу: збору і реєстрації даних і їх первинної обробки. Втрата достовірності, свідома фальсифікація первинних даних працівниками можливі на будь-якій стадії, проте вони більш реальні на стадії збору і реєстрації, особливо в масовому виробництві.

До явної фальсифікації працівниками первинної інформації приводять і особливості діючої на підприємстві структури управління. Це найхарактерніше для підприємств з високим ступенем централізації, де керівництво вищої ланки звикло віддавати накази і розпорядження.

До економічних чинників свідомої і явної фальсифікації первинної інформації працівниками необхідно віднести наступні:

Відсутність зацікавленості, стимулів в забезпеченні достовірності, в проведенні контролю. В даному випадку йдеться про пряме стимулювання ефективної перевірки достовірності первинних даних. Ми говоримо про ту ситуацію, економічні умови виробничої діяльності, які моделюють, відповідно цим умовам, поведінку працівника. Ці умови в одному випадку роблять його байдужим до достовірного віддзеркалення в первинному обліку подій і фактів виробництва, в іншому - прямо зацікавлюють в спотворенні первинної інформації, в третьому - примушують піклуватися про забезпечення повноти і достовірності первинних даних.

У принципі, всі економічні чинники, що приводять до фальсифікації працівниками первинної інформації, в тому або іншому ступені можна віднести до недоліків системи оцінних і планових показників. Сприяють фальсифікації також відсутність чіткої системи взаємостосунків і відповідальності, прорахунки в нормуванні і оплаті праці.

Один з юридичних чинників свідомої явної фальсифікації первинних даних - відсутність в деяких випадках юридичної довідності первинної інформації. Це, в першу чергу, пов'язано з визначенням причин і винуватців відхилень і втрат. До явної фальсифікації може привести і відсутність чітко закріплених прав, обов'язків, функцій і відповідальності працівників в первинному обліку, невідповідність дій працівників і господарських операцій нормативним актам, неузгодженість дій працівників і фактів господарської діяльності з діючими інструкціями і метою підприємства, а також діючими законами.

До числа морально-психологічних чинників фальсифікації первинної інформації належать такі, як використання недоліків (технічних, технологічних, організаційних) в системі збору, реєстрації, передачі первинної інформації; низький рівень культури працівників і культури виробництва; складний морально-психологічний клімат в колективі.

До числа чинників свідомої фальсифікації первинної інформації необхідно віднести приховане її спотворення працівниками. Знайти його у багатьох випадках набагато складніше, ніж явне. Іноді для цього необхідно спеціально вирішувати питання про організацію збору інформації і процедуру первинного обліку. Приховане спотворення пов'язано з порушенням термінів надання інформації; неповним віддзеркаленням інформації в первинних документах або не фіксацією її на носіях інформації; узгодженням між працівниками або структурними підрозділами спотворення інформації (навіть за наявності взаємного контролю) для задоволення інтересів обох договірних сторін (наприклад, при зриві поставок цехом-постачальником його керівництво і споживачі домовляються з урахуванням реальної виробничої ситуації про те, щоб не фіксувати в даному звітному періоді цей зрив в первинній документації при певних поступках з боку цеху-постачальника і за умови погашення боргу в наступному звітному періоді); з "втратою" первинної інформації після її первинного фільтруючого контролю (якщо первинний документ повертається на дооформлення або переробку бухгалтерією через помилки або неправильне оформлення, він може бути "втрачений", може "випасти" з обробки на користь тих або інших працівників).

Саме на стадії складання первинної документації, на стадії збору і реєстрації інформації відбувається, як показує практика, значне число випадків свідомої фальсифікації даних.

Свідома фальсифікація первинної інформації, як правило, пов'язана з досягненням однієї мети або декількох:

1) завищити, прикрасити результат праці або господарської діяльності для отримання завищеної оцінки підсумків і більш високої винагороди;

2) розкрадання майна підприємства.

Характерною особливістю розкрадань майна є те, що при їх здійсненні зазвичай використовуються документи. В теорії і на практиці підроблені документи зазвичай ділять на два види: підроблені (матеріальна фальсифікація), де сфальсифікований текст, цифрові записи, відтиснення друку і штампів, зовні правильно оформлені (фальсифікація інтелектуальна), але відомості, не відповідають дійсності.

Неякісна первинна інформація виникає і через помилки працівників, які реєструють первинку інформацію.

В забезпеченні якості первинної інформації не останню роль грають чинники техніки, технології і організації виробництва і первинного контролю. До технічних чинників належать: відсутність або недостатність технічних засобів контролю; невідповідність параметрів технічних засобів контролю, що вимагається; погрішності вимірювань цих засобів. Технологічні чинники: недостатній облік технологічних особливостей виробництва при виборі контрольних точок і контрольованих параметрів; відсутність розробленої технології обліку і контролю. До організаційних належать наступні чинники: відсутність налагодженої системи первинного контролю; слабка ув'язка і збалансованість планів і нормативів; недоліки системи первинного документування і документообігу; відсутність або недоліки інструктивного забезпечення працівників по веденню обліку і контролю; недоліки в організації і застосуванні спеціальних методів контролю.

Появі неякісної, недостовірної інформації сприяють різні чинники, зв'язані з використанням ЕОМ в процесі її збору, реєстрації і обробки, наприклад, недоліки програмного забезпечення, особливості обробки інформації. Що стосується чинника дії людини, можна сказати наступне. Хоча в комп'ютерних системах набагато складніше виправлення або заховання недоліків, певною мірою це можливо при втручанні людини.

Навіть в крупних комп'ютерних системах до 0,1 частини всіх облікових записів виконують люди. Виробники ЕОМ затверджують, що половина всіх проблем пов'язана з помилками, які вони допускають.

Ускладнення форм, засобів і методів машинної обробки економічної інформації призводить до того, що вона стає все більш уразливою через постійне збільшення об'єму даних в обмежених місцях, розширення числа споживачів, що мають безпосередній доступ до інформації, системі обробки даних, ускладнення режимів експлуатації обчислювальних систем та ін.

Проблеми отримання якісної первинної інформації для управління розв'язуються створенням системи первинного контролю, яка базується на самоконтролі і взаємному контролі працівників, а також автоматизованому контролі інформації.



Схожі статті




Контролінг процесів господарської діяльності - Ільїна С. Б. - 6.7.4. Основні причини виникнення неякісної первинної інформації

Предыдущая | Следующая