Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 12.2. Процес комунікацій
Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома і більше особами, метою якого є забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну.
Щоб краще розуміти цей процес необхідно мати уяву про основні елементи та стадії комунікаційного процесу.
Комунікаційний процес на підприємстві складаються з шести взаємопов'язаних елементів (рис. 12.2):
- відправник/кодувальник - особа, яка генерує ідею або збирає і передає інформацію;
- повідомлення - інформація, закодована за допомогою символів;
- канал - засіб передавання інформації;
- одержувач/декодувальник - особа, якій призначена інформація і яка її готова сприйняти;
- сприйняття;
- зворотній зв'язок.
Рис. 12.2. Взаємозв'язок елементів комунікаційного процесу
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов'язаних етапів комунікативного процесу. їх завдання - створити повідомлення і використати канал для його передавання у такий спосіб, щоб обидві сторони зрозуміли одну вихідну ідею. Це складно, оскільки кожний етап є одночасно точкою, у якій зміст може бути спотвореним або втраченим [11]. До взаємопов'язаних етапів, як правило, відносять зародження ідеї, кодування і вибір каналу, передавання, декодування (рис. 12.3).
Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник несе відповідальність за створення повідомлення у формі, яка здатна найточніше передати думку (ідею) одержувачу. Процес переводу думок в повідомлення має назву кодування. Так як комунікації є процесом досягнення взаєморозуміння, то для його отримання необхідно додати зусиль з обох сторін. Але відправник несе головну відповідальність. Його задача полягає в пошуку і застосуванні комунікативних символів і навиків, як вербальних так і невербальних, які призведуть до вірного розуміння повідомлення одержувачем. Відправник повинен подумки побачити ідею, яку від посилає, очима одержувача.
Рис. 12.3. Комунікаційний процес
Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації та жести. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення. Деякі повідомлення можуть бути відносно простими, наприклад, знак "стоп", погодження або заперечення. Інші повідомлення складніші, тому їх важче передати одержувачу, наприклад, повідомлення бригаді про необхідність позаурочної роботи. Досягнення розуміння цього повідомлення усіма працівниками може бути ускладненим, оскільки у більшості виникне чимало запитання, можливі навіть протести.
Водночас відправнику необхідно обрати канал, що поєднується з типом символів, що використовуються для комунікації. До загальновідомих каналів належать передавання мови та письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, електронна пошта, відео-стрічки тощо). Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передавання неможливе. Наприклад, картина художника непридатна для передавання телефонним зв'язком, неможливе також одночасне спілкування зі всіма співробітниками разом. Якщо канал частково відповідає ідеї, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник за чашкою кави попереджає підлеглого про неприпустимість серйозних порушень техніки безпеки. Але при цьому неможливо передати ідею серйозності порушень так ефективно, як в офіційному листі чи у виступі на нараді. Очевидно, відправлення підлеглому записки про винятковість його досягнень теж не передасть ідеї про те, наскільки важливий його внесок у загальну справу, а отже не буде таким ефективним, як пряма розмова з наступним офіційним листом, у якому висловлена подяка чи повідомлення про преміювання працівника [11].
Рішення щодо вибору каналу можна обгрунтувати давши відповідь на наступні запитання [6]:
1) Чи необхідний швидкий зворотній зв'язок? Усна комунікаціє забезпечує самий швидкий зворотній зв'язок.
2) Чи є актуальним питання про однозначно позитивне сприйняття повідомлення? Часто трапляється, що повідомлення, яке ми передаємо отримує опір. Якщо існує хоча б невелика вірогідність негативного сприйняття - усі комунікації будуть кращими за письмові.
3) Чи є необхідність в документуванні комунікації? В деяких випадках повідомлення потребує перепровірки або розгляду через деякий час, тому якщо важлива відповідальність і звітність - письмові комунікації ефективніші за усні.
4) Чи необхідна детальна точність? Якщо повідомлення має детальну інформацію щодо пояснення складної процедури, то письмовий метод буде основним засобом комунікацій.
Жоден зі способів комунікацій не має універсальних переваг перед іншим. Тому вибір способу передачі повідомлення не можна обмежувати єдиним каналом. У багатьох випадках доцільно комбінувати два або більше засобів комунікації. Часто після усної розмови керівники складають її письмове резюме, конспект. В інших випадках - вручаючи письмове повідомлення, пояснюють її суть усно для посилення позитивного сприйняття.
Передавання. На цьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичне передавання повідомлення, яке іноді ототожнюють із процесом комунікації.
Декодування. Одержавши повідомлення, необхідно зрозуміти його. Декодування - процес розшифрування символів відправника мовою одержувача.
На ефективність і характер сприйняття повідомлення одержувачем впливають такі чинники:
- знання одержувача про тему повідомлення;
- вірогідність того, що одержувач сприймає і повідомлення і відправника відповідним чином;
- досвід спілкування відправника з одержувачем;
- уміння слухати і забезпечувати зворотній зв'язок з відправником. Якщо символи, обрані відправником, мають аналогічне значення
Для одержувача, він знатиме, що саме мав на увазі відправник, коли формулював свою ідею. В такому разі можна вважати що комунікація була ефективною і досягла своєї цілі.
Зворотній зв'язок. Одним з найважливіших елементів процесу комунікацій є її сприйняття, яке досягається налагодженням двохстороннього зв'язку. Особливу роль відіграє зворотній зв'язок, який показує реакцію одержувача на повідомлення. Зворотній зв'язок може бути вербальними або невербальним; письмовим чи усним. За допомогою зворотнього зв'язку ми можемо оцінити ефективність нашої комунікації. Зворотній зв'язок також забезпечує орієнтир для майбутнього повідомлення. Тому дуже важливо уміти точно інтерпретувати зворотній зв'язок.
Схожі статті
-
В процесі управління менеджери приймають велику кількість управлінських рішень на всіх стадіях планування, організації, мотивації і контролю....
-
Цілі контролю будуть досягнуті тільки в тому випадку, якщо в процесі його здійснення менеджери дотримуються чітких принципів, що сформувалися на...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 5.2.1. Менеджмент як система
5.2.1. Менеджмент як система Сутність менеджменту визначається формуванням і функціонуванням системи управління. Менеджмент як система - це сукупність...
-
План викладу і засвоєння матеріалу 6.1. Сутність і особливості планування у сфері послуг 6.2. Види планування у сфері послуг 6.3. Місія та цілі...
-
План викладення і засвоєння матеріалу 12.1. Сутність і види комунікацій в управлінні сервісним підприємством 12.2. Процес комунікацій 12.3. Комунікаційні...
-
План викладення і засвоєння матеріалу 12.1. Сутність і види комунікацій в управлінні сервісним підприємством 12.2. Процес комунікацій 12.3. Комунікаційні...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 5.2.3. Методи управління сервісним підприємством
5.2.1. Менеджмент як система Сутність менеджменту визначається формуванням і функціонуванням системи управління. Менеджмент як система - це сукупність...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 11.2. Підходи до прийняття управлінських рішень
Розглядаючи процес прийняття рішень важливо враховувати два моменти. По-перше, приймати рішення відносно легко, але важко прийняти гарне і вірне рішення....
-
5.2.1. Менеджмент як система Сутність менеджменту визначається формуванням і функціонуванням системи управління. Менеджмент як система - це сукупність...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 6.1. Сутність і особливості планування у сфері послуг
План викладу і засвоєння матеріалу 6.1. Сутність і особливості планування у сфері послуг 6.2. Види планування у сфері послуг 6.3. Місія та цілі...
-
5.2.1. Менеджмент як система Сутність менеджменту визначається формуванням і функціонуванням системи управління. Менеджмент як система - це сукупність...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - Розділ 7. Стратегічне планування у сфері послуг
План викладу і засвоєння матеріалу 7.1. Концепція стратегічного планування 7.2. Поняття стратегії та її класифікація 7.3. Основні види стратегій 7.3.1....
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 8.1. Поняття організації, як функції менеджменту
План викладу і засвоєння матеріалу 8.1. Поняття організації, як функції менеджменту 8.2. Організаційна структура управління сервісного підприємства: типи...
-
Оскільки управлінські рішення приймаються людьми і впливають на них, то при прийнятті необхідно враховувати цілий перелік різноманітних факторів....
-
План викладу і засвоєння матеріалу 8.1. Поняття організації, як функції менеджменту 8.2. Організаційна структура управління сервісного підприємства: типи...
-
Розділ 11. Розробка і прийняття управлінських рішень у сфері послуг Розділ 12. Організація комунікаційних процесів в сфері обслуговування Розділ 13....
-
Розділ 11. Розробка і прийняття управлінських рішень у сфері послуг Розділ 12. Організація комунікаційних процесів в сфері обслуговування Розділ 13....
-
Розділ 11. Розробка і прийняття управлінських рішень у сфері послуг Розділ 12. Організація комунікаційних процесів в сфері обслуговування Розділ 13....
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 7.1. Концепція стратегічного планування
План викладу і засвоєння матеріалу 7.1. Концепція стратегічного планування 7.2. Поняття стратегії та її класифікація 7.3. Основні види стратегій 7.3.1....
-
Процес контролю складається з трьох основних етапів. На рис. 10.2 показано типовий рух процесу контролю через ці етапи. Перший етап контролю -...
-
План викладу та засвоєння матеріалу 9.1. Сутність поняття "мотивація" та мотиваційний процес 9.2. Теорії мотивації 9.2.1. Первинні теорії мотивації...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - Розділ 9. Мотивація як функція менеджменту
План викладу та засвоєння матеріалу 9.1. Сутність поняття "мотивація" та мотиваційний процес 9.2. Теорії мотивації 9.2.1. Первинні теорії мотивації...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 1.3. Особливості послуги як специфічного виду товару
Послуги, на відміну від інших товарів, виробляються і споживаються в основному одночасно, внаслідок чого виникає цілий ряд особливостей їх виробництва і...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 11.5. Моделі і методи розробки управлінських рішень
Різні методи прийняття управлінських рішень грунтуються на моделях. Модель - це уявлення об'єкту або системи ідей в певній формі. Головною...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - ЧАСТИНА 2. ОСНОВИ ТЕОРІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ У СФЕРІ ПОСЛУГ
Розділ 5. Сутність і особливості менеджменту у сфері послуг Розділ 6. Планування діяльності сервісного підприємства Розділ 7. Стратегічне планування у...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 7.3.2. Конкурентні стратегії
Третьою групою еталонних стратегій розвитку бізнесу є стратегії диверсифікованого росту. Ці стратегії реалізуються тоді, коли підприємство далі не може...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 7.3.1.4. Стратегії скорочення
Третьою групою еталонних стратегій розвитку бізнесу є стратегії диверсифікованого росту. Ці стратегії реалізуються тоді, коли підприємство далі не може...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 7.3.1.3. Стратегії диверсифікованого росту
Третьою групою еталонних стратегій розвитку бізнесу є стратегії диверсифікованого росту. Ці стратегії реалізуються тоді, коли підприємство далі не може...
-
Як свідчить світовий досвід, бізнес у сфері послуг може стимулювати підвищення ефективності господарювання лише за умови позитивного сприйняття...
-
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 4.3. Позиціонування послуг на ринку
Формування конкурентних переваг і утримання споживача в рядах "своїх клієнтів" є найголовнішою метою будь-якого підприємства. Більшість вважає, що...
Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О. Б. - 12.2. Процес комунікацій