Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8.2. Складання номенклатури та формування справ
Класифікація документів - Це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.
Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:
O за назвою видів документів, наприклад "Акти", "Накази", "Контракти" тощо;
O за змістом документів, наприклад "Документи (контракти, кошториси, листування), "Про постачання паперу в 2007-2008 рр.";
O за об' єктами, фірмами-контрагентами, наприклад "Документи (протоколи, акти, контракти, листування), спільної діяльності з АТ "Ера" за 2007 р.;
O за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю.
Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.
Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.
Номенклатура справ - Це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.
Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.
Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.
Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.
Наприклад:
01 - директор,
02 - юрисконсульт
04 - головний бухгалтер
На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів - журнали обліку чи довідкові картотеки.
Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.
Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.
Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.
При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:
O документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
O статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;
O контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;
O накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;
O особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;
O документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.
Схожі статті
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 7. Документальне забезпечення праці менеджера
7.1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством. 7.2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація. 7.3....
-
7.1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством. 7.2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація. 7.3....
-
7.1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством. 7.2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація. 7.3....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8.1. Поняття документообігу на підприємстві
8.1. Поняття документообігу на підприємстві. 8.2. Складання номенклатури та формування справ. 8.3. Приймання, розгляд і реєстрація документів. 8.4....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8. Організація документообігу на підприємстві
8.1. Поняття документообігу на підприємстві. 8.2. Складання номенклатури та формування справ. 8.3. Приймання, розгляд і реєстрація документів. 8.4....
-
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх...
-
До нормативних актів, які регламентуються організацією взаємодії та повноважень і відповідальність на підприємстві, відносяться положення про структурні...
-
Планування робочого часу менеджера має здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем Спочатку слід планувати справи: O з фіксованим...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 7.4. Система документації та її класифікація
У зв'язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його...
-
Головним завданням менеджера є ефективний вплив на процес виробництва на підприємстві. Результати його діяльності оцінюються за рівнем виконання...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Форма й зміст
Чому ж, незважаючи на вдавану простоту складання, згадування про посадову інструкцію асоціюється у керівників структурних підрозділів із зубним болем?...
-
У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45...
-
1.4. Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства Останнім часом через сильну конкуренцію між підприємствами різних країн і перенасиченості...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Ділові якості
Ділові якості - це здатність знаходити у межах власної компетенції, наданих повноважень та засобів найкращий підхід до ситуацій та найкоротший шлях до...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.5. Ролі менеджера
Роль - Це набір певних поведінських правил. Роль - Це комплекс зразків поводження, пов'язаних з виконанням яких-небудь функцій. Як і в театрі, у...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 6.4. Організаційне оснащення робочих місць
Організаційна техніка (оргтехніка) - це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції та дії в...
-
Під розподілом праці В загальному визначенні розуміють відособленість (розмежування) діяльності людей у процесі спільної праці. Види суспільного...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 2.5. Розподіл і кооперація праці
Під розподілом праці В загальному визначенні розуміють відособленість (розмежування) діяльності людей у процесі спільної праці. Види суспільного...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Вимоги до антикризового менеджера
1) Кризи - природний наслідок розвитку організації. Їх відсутність - ознака застою, латентної "хвороби" корпоративної структури, що непомітно може...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.3. Види та класифікація управлінської діяльності
1.4. Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства Останнім часом через сильну конкуренцію між підприємствами різних країн і перенасиченості...
-
3.1. Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень. 3.2. Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу та...
-
3.1. Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень. 3.2. Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу та...
-
Висока ефективність праці здебільшого залежить від того, чи відповідає виконувана робота індивідуальним психофізіологічним характеристикам, властивостям...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.6. Вимоги до менеджерів
Виконуючи свої обов'язки, менеджер виступає у певній соціальній ролі, характер якої змінюється з розвитком суспільства. У період, коли виконавці були в...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1. СУТНІСТЬ ТА ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІНСЬКОЇ ПРАЦІ
1.1. Управлінська діяльність як специфічна складова суспільного виробництва. 1.2. Сутність, зміст, предмет, об'єкт та особливості управлінської праці....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Специфічні особливості управлінської праці
1) розумова праця працівників апарату управління складається з трьох видів діяльності: O організаційно-адміністративної і виховної (приймання і...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.2. Методи планування роботи менеджера
Після встановлення цілей починають власне планування праці. Керівнику важко або й неможливо розробити конкретні плани на більш-менш тривалий період, тому...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.1. Встановлення особистих цілей менеджера
4.1. Встановлення особистих цілей менеджера. 4.2. Методи планування роботи менеджера. 4.3. Вибір пріоритетності справ, принципи пріоритетності. 4.4....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4. ПЛАНУВАННЯ ОСОБИСТОЇ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА
4.1. Встановлення особистих цілей менеджера. 4.2. Методи планування роботи менеджера. 4.3. Вибір пріоритетності справ, принципи пріоритетності. 4.4....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Заходи щодо формування політичної динаміки змін
Етап 9. Забезпечення підтримки всіх груп влади всередині фірми У такій політичній системі, як організація, перш ніж оголошувати про заплановані зміни,...
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8.2. Складання номенклатури та формування справ