Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8.1. Поняття документообігу на підприємстві
8.1. Поняття документообігу на підприємстві.
8.2. Складання номенклатури та формування справ.
8.3. Приймання, розгляд і реєстрація документів.
8.4. Робота з вихідними документами.
8.5. Типові терміни виконання документів.
8.6. Організація контролю за виконанням документів.
8.7. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян.
Базові поняття: Раціональна обробка текстових матеріалів, вимоги до раціоналізації організації документообігу, уніфікація та стандартизація документів, засоби раціональної обробки текстових матеріалів, маркування тексту, розгляд документів, раціональні технології листування, розподіл вхідних документів, напрями та переваги попереднього розгляду документів, вихідні документи, методи контролю за станом документального забезпечення управління.
8.1. Поняття документообігу на підприємстві
Під документообігом розуміють рух документів на підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.
ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
Існує чітка система послідовних операцій з документами:
O приймання та реєстрація;
O розгляд керівником;
O порядок проходження в організації;
O виконання;
O контроль виконання;
O формування справ;
O підготовка і передача справ до архіву.
Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства.
Вимоги до раціоналізації організації документообігу та напрями його удосконалення наведені на рис. 8.1, 8.2.
Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, при цьому виключає дублювання операцій при роботі з документами. Відповідний розподіл праці у такому разі закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов'язках.
Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через працівника, який відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.
З метою раціональної організації діловодства на підприємствах, необхідно визначити ті потоки документообігу, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів прийняттям, передачею та опрацюванням документальної інформації (рис. 8.3).
Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства. Прийом і опрацювання вхідних документів здійснює секретар-референт. Документи, що надходять на підприємство, проходять такі етапи:
O первинне опрацювання;
O попередній розгляд;
O реєстрація;
O розгляд документів керівництвом;
O направлення на виконання;
O контроль виконання;
O виконання документів;
O підшивка документів до справи.
Первинне опрацювання кореспонденції полягає у перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.
При перевірці цілісності вкладень всі конверти, за винятком тих, що мають позначку (особисто) та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.
При цьому перевіряється цілісність конверта та вкладення. При виявленні пошкоджень, відсутності документів чи додатків до них, слід повідомити кореспондента.
Сортування здійснюється на:
O листи, заяви, телеграми;
O документи, які належать до переписів по заявах;
O інші документи.
Анонімні звернення не реєструються.
Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:
O тільки якщо по конверту можна виявити адресу адресанта, дату відправки та отримання документа або якщо вони мають розбіжності;
O при некомпетентності вкладених документів;
O якщо документ необхідно подати для підтвердження витрат по оплаті кореспонденції. Інші конверти знищуються.
Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації; проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту "відмітка про надходження", де записується дата отримання документа - Це факт реєстрації документа.
Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна із основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.
Схожі статті
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8. Організація документообігу на підприємстві
8.1. Поняття документообігу на підприємстві. 8.2. Складання номенклатури та формування справ. 8.3. Приймання, розгляд і реєстрація документів. 8.4....
-
У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45...
-
3.1. Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень. 3.2. Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу та...
-
Головним завданням менеджера є ефективний вплив на процес виробництва на підприємстві. Результати його діяльності оцінюються за рівнем виконання...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Форма й зміст
Чому ж, незважаючи на вдавану простоту складання, згадування про посадову інструкцію асоціюється у керівників структурних підрозділів із зубним болем?...
-
7.1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством. 7.2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація. 7.3....
-
7.1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством. 7.2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація. 7.3....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 7. Документальне забезпечення праці менеджера
7.1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством. 7.2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація. 7.3....
-
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх...
-
3.1. Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень. 3.2. Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу та...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.2. Методи планування роботи менеджера
Після встановлення цілей починають власне планування праці. Керівнику важко або й неможливо розробити конкретні плани на більш-менш тривалий період, тому...
-
Планування робочого часу менеджера має здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем Спочатку слід планувати справи: O з фіксованим...
-
До нормативних актів, які регламентуються організацією взаємодії та повноважень і відповідальність на підприємстві, відносяться положення про структурні...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 5.3. Особливості часу як ресурсу
Час - це найбільш дефіцитний ресурс, і якщо ним не керувати, то все інше також залишиться некерованим. Більше того, аналіз свого часу є, по суті єдиним...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.5. Ролі менеджера
Роль - Це набір певних поведінських правил. Роль - Це комплекс зразків поводження, пов'язаних з виконанням яких-небудь функцій. Як і в театрі, у...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Delegation та Empowerment
Однією із з головних ілюзій нашої бізнес-реальності є змішування понять "влада" й "повноваження". Слово "влада", як відомо, споріднене дієслову...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Влада й повноваження
Однією із з головних ілюзій нашої бізнес-реальності є змішування понять "влада" й "повноваження". Слово "влада", як відомо, споріднене дієслову...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 7.4. Система документації та її класифікація
У зв'язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Найбільш принципові з існуючих розбіжностей
Національні особливості людського ресурсу Ця розбіжність має початок у нашому минулому. У радянських посібниках для керівника було два розділи по роботі...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Основні напрями організаційних змін
O Переміни - це зміна організаційної структури, продукції, технології, кадрів, повноважень, правил, стратегії: Переміни стосуються всіх організацій і...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Ставлення персоналу до стратегічних змін
O Переміни - це зміна організаційної структури, продукції, технології, кадрів, повноважень, правил, стратегії: Переміни стосуються всіх організацій і...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 3.7. Подолання опору змінам
O Переміни - це зміна організаційної структури, продукції, технології, кадрів, повноважень, правил, стратегії: Переміни стосуються всіх організацій і...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Зміна робочої обстановки
Розклад роботи як фактор якості життя. Незважаючи на експерименти, покликані змінити що-небудь у тривалості й порядку п'ятиденного 40-годинного робочого...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Режим роботи й програми якості життя на виробництві
Розклад роботи як фактор якості життя. Незважаючи на експерименти, покликані змінити що-небудь у тривалості й порядку п'ятиденного 40-годинного робочого...
-
Автоматизація роботи менеджера Термін "автоматизація" з'явився у пресі невдовзі після закінчення Другої світової війни Однак це слово не знайшло місця в...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 6.4. Організаційне оснащення робочих місць
Організаційна техніка (оргтехніка) - це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції та дії в...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Як визначати і виправляти свої трудові навички
Через деякий час за допомогою журналу й кодованого календаря ви зможете визначити ефективність вашої роботи. Прості арифметичні розрахунки підкажуть вам,...
-
"Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя. Той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя" (Алан Лекейн) До...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 3.5. Розподіл функцій між менеджером і підлеглими
Розпорядчий вплив - Пряма адміністративна вказівка, яка має обов'язковий характер, і адресується керованим об'єктам або особам. Розпорядження -...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 5.2. Методи нормування праці
5.1. Види норм і завдання нормування управлінської праці. 5.2. Методи нормування праці. 5.3. Особливості часу як ресурсу. 5.4. Облік та аналіз робочого...
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 8.1. Поняття документообігу на підприємстві