Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.3. Вибір пріоритетних справ, принципи пріоритетності
Обсяг функцій, покладених на керівника, значно перевищує його фізичні та часові можливості. Йому доводиться приймати рішення щодо пріоритетності справ. Часто, намагаючись виконати великий обсяг роботи, він розпорошує свої сили на окремі, часто не суттєві справи, які лише здаються необхідними. Наприкінці напруженого робочого дня такі керівники доходять до висновку, що хоч зроблено нібито чимало, однак важливі справи лишилися або не закінченими, або взагалі не зрушили з місця. Успішні менеджери, встигаючи вирішувати під час робочого дня безліч питань, певний час бувають зайняті одним завданням. Причиною цього є прийняття однозначних рішень про першочерговість справ, складання відповідного переліку пріоритетів та дотримання його.
Визначити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, котрим із задач слід надати першочергового, другорядного тощо значення. Всі справи виконати неможливо.
Взагалі визначення пріоритетності є такою звичайною справою, що часто виконується підсвідомо, в той час як свідоме визначення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання планових завдань відповідно до їх черговості.
Регулярне складання "табеля про ранги" майбутніх завдань дає можливість:
O працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;
O концентруватися на виконанні тільки одного завдання;
O відмовитися від справ, які можуть виконати інші;
O не залишати невиконаними посильні завдання.
Таким чином, визначення пріоритетів сприяє дотриманню певних термінів, мотивації керівника і його підлеглих, зменшенню ймовірності виникнення конфліктів і стресів.
Визначення першочерговості справ є досить складним завданням. У теорії менеджменту є рекомендації, які полегшують вибір пріоритетних справ. Це використання принципу Паретто, методів АБВ-аналізу та матриці Ейзенхауера (колишнього президента США).
Рис. 4.5. Принципи визначення пріоритетності справ щодо першочергового виконання
Принцип Паретто у загальному вигляді полягає в тому, що всередині даної множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значущість, ніж це відповідає їх питомій вазі у цій множині. Цей принцип несподівано знайшов безліч підтверджень на практиці, у тому числі й у господарській практиці підприємств. Зокрема, за даними інвентаризацій, 20 % запасів сировини або товарів складають 80 % його вартості; 20 % клієнтів у залі ресторану забезпечують 80 % виручки, 20 % помилок зумовлюють 80 % втрат, і навпаки.
Принцип Паретто (співвідношення 80:20) застосовується і в управлінні. Перенесення його на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі 20 % трудовитрат на дійсно важливі проблеми забезпечують 80 % результата, на решту роботи, що витрачаються на другорядні проблеми, припадає тільки 20 % результату. Тим самим, принцип Паретто вказує керівникам на неоднакову важливість вирішуваних завдань, націлює на першочергове виконання "життєво важливих" робіт.
Метод вибору пріоритетів за допомогою АБВ-аналізу був виведений з практики і базується на таких закономірностях:
■ найважливіші завдання (категорії А) складають приблизно 15 % усієї кількості завдань, котрими займається керівник. Значущість же цих справ, з точки зору внеску в досягнення мети, складає приблизно 65 %; найважливіші завдання категорії А обов' язково мають бути виконані особисто керівником. На них слід виділяти 65 % запланованого часу;
■ на важливі завдань (категорії Б) припадає в середньому 20 % загальної кількості і 20 % значущості завдань і справ керівника; важливі завдання категорії Б мають обіймати 20 % запланованого часу. Якщо потрібно більше часу на виконання справ категорії Б, їх можна делегувати підлеглим;
■ менш важливі й несуттєві завдання (категорії В) складають 65 % від загальної кількості завдань, але всього 15 % значущості всіх справ, котрі має виконувати менеджер; на менш важливі завдання категорії В слід виділяти 15 % запланованого часу. Практично всі незначущі справи мають бути делеговані підлеглим.
Таким чином, відповідно до АБВ-аналізу, керівник має у першу чергу приділити увагу справам категорії А, щоб за допомогою не багатьох дій забезпечити більшу частину загального результату. Тільки після цього можна займатися справами категорії Б, на які також припадає значуща частина сукупного результату, і лише потім виконувати численні завдань категорії В, які забезпечують найменший внесок в досягнення мети.
Під час планування особистої праці за допомогою АБВ-аналізу керівник має всі справи проранжувати за ступенем важливості і включити їх до плану в такій послідовності:
Рис. 4.8. Визначення пріоритетності справ (за Ейзенхауером)
На жаль, керівник не може обмежитися виконанням тільки найважливіших справ.
Схожі статті
-
Спеціалізація і розподіл праці значно підвищують продуктивність. Якщо не будуть враховані, визначені і скоординовані відносини між окремими працівниками...
-
3.1. Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень. 3.2. Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу та...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Delegation та Empowerment
Однією із з головних ілюзій нашої бізнес-реальності є змішування понять "влада" й "повноваження". Слово "влада", як відомо, споріднене дієслову...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Влада й повноваження
Однією із з головних ілюзій нашої бізнес-реальності є змішування понять "влада" й "повноваження". Слово "влада", як відомо, споріднене дієслову...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.2. Методи планування роботи менеджера
Після встановлення цілей починають власне планування праці. Керівнику важко або й неможливо розробити конкретні плани на більш-менш тривалий період, тому...
-
3.1. Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень. 3.2. Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу та...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Ділові якості
Ділові якості - це здатність знаходити у межах власної компетенції, наданих повноважень та засобів найкращий підхід до ситуацій та найкоротший шлях до...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Делегування як суб'єктивний фактор
Теоретично делегування - одне з найбільш простих дій у керуванні. Однак багато керівників не здатні або просто не бажають його застосовувати на практиці....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.3. Види та класифікація управлінської діяльності
1.4. Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства Останнім часом через сильну конкуренцію між підприємствами різних країн і перенасиченості...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Мотиви до зайняття менеджерських посад
Мотиви - це те, що спонукає людину до діяльності. Основними мотивами до зайняття посади керівника є творчі, економічні та амбіційні. Вони не завжди...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.1. Встановлення особистих цілей менеджера
4.1. Встановлення особистих цілей менеджера. 4.2. Методи планування роботи менеджера. 4.3. Вибір пріоритетності справ, принципи пріоритетності. 4.4....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4. ПЛАНУВАННЯ ОСОБИСТОЇ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА
4.1. Встановлення особистих цілей менеджера. 4.2. Методи планування роботи менеджера. 4.3. Вибір пріоритетності справ, принципи пріоритетності. 4.4....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Найбільш принципові з існуючих розбіжностей
Національні особливості людського ресурсу Ця розбіжність має початок у нашому минулому. У радянських посібниках для керівника було два розділи по роботі...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 3.5. Розподіл функцій між менеджером і підлеглими
Розпорядчий вплив - Пряма адміністративна вказівка, яка має обов'язковий характер, і адресується керованим об'єктам або особам. Розпорядження -...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 3.4. Техніка і форми передачі розпоряджень
Розпорядчий вплив - Пряма адміністративна вказівка, яка має обов'язковий характер, і адресується керованим об'єктам або особам. Розпорядження -...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Форма й зміст
Чому ж, незважаючи на вдавану простоту складання, згадування про посадову інструкцію асоціюється у керівників структурних підрозділів із зубним болем?...
-
До нормативних актів, які регламентуються організацією взаємодії та повноважень і відповідальність на підприємстві, відносяться положення про структурні...
-
1.4. Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства Останнім часом через сильну конкуренцію між підприємствами різних країн і перенасиченості...
-
Управлінська праця - Це планомірна діяльність працівників адміністративно-управлінського персоналу, спрямована на організацію, регулювання, мотивацію і...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Розумові здібності
Ще одна з передумов до зайняття керівної посади - розумові здібності. Потреба враховувати розумові здібності претендентів на менеджерські посади...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Специфічні особливості управлінської праці
1) розумова праця працівників апарату управління складається з трьох видів діяльності: O організаційно-адміністративної і виховної (приймання і...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.6. Вимоги до менеджерів
Виконуючи свої обов'язки, менеджер виступає у певній соціальній ролі, характер якої змінюється з розвитком суспільства. У період, коли виконавці були в...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 1.5. Ролі менеджера
Роль - Це набір певних поведінських правил. Роль - Це комплекс зразків поводження, пов'язаних з виконанням яких-небудь функцій. Як і в театрі, у...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Інтрапренерські (командні) структури
Головна відмінність інтрапренерської структури від підприємницької та дивізіональної полягає в тому, що вона побудована на адхократичних принципах....
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - Етичні проблеми лідерів творчих команд
Проблема етики лідерів творчої команди поки що не стала предметом докладного соціологічного дослідження, хоча процес становлення корпоративних етичних...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 3.6. Організація командної роботи
Команда - Це спеціально підібрана група людей для об'єднання їхніх зусиль, спрямованих на розв'язання проблемної ситуації чи спільне виконання важливого...
-
Висока ефективність праці здебільшого залежить від того, чи відповідає виконувана робота індивідуальним психофізіологічним характеристикам, властивостям...
-
Під розподілом праці В загальному визначенні розуміють відособленість (розмежування) діяльності людей у процесі спільної праці. Види суспільного...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 2.5. Розподіл і кооперація праці
Під розподілом праці В загальному визначенні розуміють відособленість (розмежування) діяльності людей у процесі спільної праці. Види суспільного...
-
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 2.1. Поняття і завдання наукової організації праці
2.1. Поняття і завдання наукової організації праці. 2.2. Зміст і напрямки наукової організації праці. 2.3. Складові основи наукової організації праці....
Організація праці менеджера - Скібіцька Л. І. - 4.3. Вибір пріоритетних справ, принципи пріоритетності