Менеджмент у галузі охорони здоров'я - Баєва О. В. - Реєстрація документів

Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві охорони здоров'я України та/або закладах охорони здоров'я, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою персональних комп'ютерів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз:

O вхідні документи реєструються в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

O документи, створювані в закладі, реєструються в день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

При реєстрації документів впроваджується принцип реєстрації в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ України, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства охорони здоров'я України; накази щодо діяльності закладу охорони здоров'я.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

У закладах охорони здоров'я застосовується журнальна форма реєстрації документів, яка може впроваджуватися в організаціях з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (рис. 10.8).

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або кому направлено документ

Позначки про виконання документа

Рис. 10.8. Зразок оформлення журналу реєстрації вхідних документів

У закладах та організаціях з більшим обсягом документообігу застосовується карткова форма реєстрації. В цьому випадку для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютері. Зразок реєстраційної картки представлений на рис. 10.9. Така форма реєстрації документації застосовується в Міністерстві охорони здоров'я України.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в МОЗ України. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам організації.

2. Реєстраційні картки, які надходять із загального відділу Міністерства формуються у окремі реєстраційні картотеки.

3. Реєстраційні картотеки групуються в довідкові картотеки.

Довідкові картотеки Створюються окремо на кожний календарний рік. Довідкова картотека складається з двох частин:

1 частина - реєстрація невиконаних і виконаних документів. Ця частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання. Пошук проводиться за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

2 частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів:

O назва виду документа;

O автор (кореспондент);

O дата документа;

O індекс документа (дата, індекс документа, який надійшов);

O заголовок документа або його короткий зміст;

O резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

O відповідальний виконавець;

O термін виконання;

O позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій додержується сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Схожі статті




Менеджмент у галузі охорони здоров'я - Баєва О. В. - Реєстрація документів

Предыдущая | Следующая