Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - 5.2. ВІЗИТ ДО ОФІСУ. ПОВЕДІНКА ГОСПОДАРЯ ТА ГОСТЯ

Збираючись з візитом до фірми, установи, з якою працює ваша компанія, не забувайте про те, що ваша поведінка під час зустрічі не тільки відображатиме вашу особистість, а й впливатиме на ваших партнерів, з якими ви зустрічаєтесь. Так само ваші вміння зустріти гостя і поводитися з ним у вашому власному офісі зможуть багато розповісти про ваші світські та ділові навички.

У цілому візит до офісу не є чимось надзвичайно окладним: існуючі щодо нього правила - прості і конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офісі, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підгрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі.

Зведений етикет візиту визначає основні правила поведінки як для хазяїна офісу, так і для гостя.

ЕТИКЕТ ВІЗИТУ
СИТУАЦІЯДІЇ ГОСПОДАРЯДІЇ гостя
Час візитуНе заставляйте вашого гостя чекати у приймальні, це не найцікавіше місце вашого офісу. До того ж, час вашого гостя так само важливий, як і ваш власнийПриходьте вчасно, або за кілька хвилин раніше для того, щоб мати додатковий час для отримання перепустки, роздягання в гардеробі (якщо він в)
ПрибуттяДетально поясніть, як найкраще дістатися до місця призначення, назвавши оптимальний маршрут. Точно зорієнтуйте гостя, де розташований ваш кабінет, офіс. За необхідності внесіть ім'я гостя в список на перепустку. Зустріньте гостя при вході або у приймальні (це може зробити ваш помічник/секретар) та проведіть в офіс. Якщо використовуєте ліфт, притримайте двері для гостя (гість заходить першим). Якщо ви використовуєте двері, які обертаються, хазяїн проходить першим, щоб мати можливість вказати гостю напрямок подальшого рухуЗа необхідності

Уточніть ваш маршрут перед виходом. При вході до установи або у приймальні хазяїна назвіть своє ім'я, організацію, яку ви представляєте, а також ім'я особи, до якої ви прийшли. За необхідності запропонуйте свою бізнес-картку
СИТУАЦІЯДІЇ ГОСПОДАРЯДІЇ ГОСТЯ
ПривітанняПривітайтеся, посміхнувшись та потиснувши руку. При зустрічі в кабінеті/індивідуальному робочому місці - підніміться та вийдіть із-за столуАналогічні дії для привітання
Верхній одяг, головний убірПовісьте верхній одяг та головний убір гостяПочекайте, поки господар покаже, де повісити верхній одяг та головний убір. Якщо таке місце не буде вказано, покладіть речі на сусідній з вашим стілець
РозміщенняЗапропонуйте сісти, вказавши місце, яке буде не тільки комфортним, а й достатньо зручним для ведення записів. При цьому гість і хазяїн мають сидіти як рівні, а стіл не повинен бути бар'єром між нимиПочекайте, доки господар не вкаже вам місце, де сісти (можливо, вам запропонують перейти в інше приміщення). Не кладіть нічого на стіл хазяїна - це його територія. Портфель або сумку краще за все поставити на підлогу. Якщо ви бажаєте переставити запропонований стілець або крісло, зробіть це тільки з дозволу хазяїна офісу
СИТУАЦІЯДІЇ ГОСПОДАРЯДІЇ гостя
Неформальна бесідаТривалість неформальної бесіди - від 3 до 5 хвилин, після цього переходьте до справ (ви можете запропонувати гостю каву, чай, і воду або сік)Ініціатива належить господарю, якщо він запропонував зустріч; у протилежному випадку ініціатива за гостем.
Початок бесідиЗразу, якщо цього не було зроблено при призначенні зустрічі, визначте час, який ви можете відвести для бесіди з вашим гостем3 розумінням поставтеся до можливих змін у часових рамках зустрічі
Бізнес-карткиЗапропонуйте гостю свою картку, а також картку організації, яку ви представляєтеПопросіть картку хазяїна офісу/органі за ції, яку вія представляє, якщо її вам не запропонували. Якщо бізнес-картки знаходяться у спеціальній підставці (хо-лдері), перед тим, як взяти одну, запитайте дозвіл у хазяїна офісу
ПалінняЗапитайте дозвіл у гостя (мВи не будете заперечувати?")Намагайтеся утриматися від паління
Перерви у бесідіНе відволікайтеся на телефонні дзвінки та на інших візитерів, якщо вони тільки не пов'язані з якоюсь екстремальною, терміновою справою. Якщо ж до вашого кабінетуЯкщо хазяїв офісу вимушений переговорити по телефону, запитайте (це можливо зробити і за допомогою відповідних жестів), чи хотів би вів вести розмову без присутності сторон-
СИТУАЦІЯДІЇ ГОСПОДАРЯДІЇ ГОСТЯ
Хтось зайшов, коротко представте присутніхНіх (чи треба вам вийти). Якщо до кабінету хазяїна хтось зайшов, привітайтеся, піднявшись
ПрощанняЗа відповідних умов позитивно оцініть факт зустрічі, її результати. Проведіть гостя до приймальні (до ліфта або до виходу). Якщо візитер затримується, вибачившись, скажіть, що ви обмежені у часі (ваш помічник/секретар може нагадати вам про наступну заплановану зустріч)Піднявшись, потисніть руку. Не затримуйтесь без потреби, не затягуйте бесіду. При сприятливих, позитивних результатах зустрічі можливе написання лис-та-подяки

Схожі статті




Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - 5.2. ВІЗИТ ДО ОФІСУ. ПОВЕДІНКА ГОСПОДАРЯ ТА ГОСТЯ

Предыдущая | Следующая