Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів - Томашевський О. М. - 7.2. Електронний документообіг
Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в групи за змістом та фіксується на конкретному матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації відповідно визначається як документ.
Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління, від джерела їх формування до використання
Система документообігу повинна надавати можливість підготовки документів, а також вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання даних для юридичного оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
Документи можуть поділятись на:
O документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;
O специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.
Уніфікована система первинної документації (УСД) представляє собою комплекс взаємопов'язаних форм документів і процесів документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам і є засобом реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними при управлінні народним господарством.
На даний час на Україні уніфікована система документації включає 16 уніфікованих підсистем з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової та ін.).
В наш час відбувається докорінна зміна самої технології документування і документообігу завдяки застосуванню нових комп'ютерних технологій, що базуються на використанні спільної інформаційної бази, створенні АРМ, використанні мережевих технологій обміну даними.
Первинні документи заносять в пам'ять комп'ютера вручну (за допомогою клавіатури) або автоматично з деякого носія даних (жорсткий або гнучкий диск, флеш-пам'ять, комп'ютерна мережа) й одночасно можуть розміщувати в інформаційному фонді бази даних. Документ зберігається в базі даних в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.
Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням даних, що зберігаються в інформаційному фонді. Бази даних автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням даних класифікаторів.
Сучасні інформаційні системи оперують даними двох видів - структурованими (з баз даних) і неструктурованими (електронні документи). Відсоткове співвідношення між цими видами інформації характеризує рівень автоматизації документообігу на підприємстві.
У Законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.03 р. дано визначення поняттям електронного документу та регламентовано основні засади електронного документообігу.
Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язком реквізити
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму (на екран чи на паперовий носій). Юридична сила електронного документу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Відповідно, електронний документообіг - це сукупність процесів створення, обробки, надсилання, передачі, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
O інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
O має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
O повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів в паперовому представленні.
На багатьох підприємствах функції організації всіх внутрішніх і зовнішніх інформаційних потоків формально зараховують до посадових обов'язків керівників чи їх заступників, які очевидно не завжди досконало володіють засобами інформаційних технологій. В цьому випадку потрібні спеціалісти-аналітики, системні адміністратори, оскільки організація інформаційної діяльності в сфері управління має інтегрований характер і широкі міжпредметні зв'язки з кібернетикою, інформатикою, економікою, соціологією, психологією та іншими науками.
Схожі статті
-
Інформаційна база (ІБ) представляє собою сукупність впорядкованої інформації, що використовується об'єктом. Вона є основою інформаційної системи...
-
Історія створення і розвитку інформаційних систем тісно пов'язана з автоматизацією діяльності підприємств та організацій, розвитком моделей їх...
-
3.1. Етапи розвитку інформаційних технологій Інформаційні технології посідають чільне місце в нашому житті, тому це поняття є багатофункціональним та...
-
3.1. Етапи розвитку інформаційних технологій Інформаційні технології посідають чільне місце в нашому житті, тому це поняття є багатофункціональним та...
-
Основною метою систем чи підсистем, що розробляються, є необхідність отримання бажаного результату в межах деякого інтервалу часу. В інформаційних...
-
Структурування інформації пов'язане з необхідністю її зберігання, обробки чи передачі. Структуру економічної інформації визначає її будова, відокремлення...
-
Комплексна автоматизація інформаційних потоків підприємства, організації, відомства, галузі вимагає створення єдиного інформаційного простору для...
-
Різноманітність сфер і форм застосування сучасних інформаційних технологій породжує різноманітність способів їх класифікації. За масштабністю...
-
Дані представляють собою спосіб представлення, збереження та елементарних операцій обробки інформації. Дані - це основа інформації. Поняття "дані" -...
-
Практика використання інформаційних технологій для моделювання та автоматизації підтримки прийняття рішень в управлінні соціально-економічними процесами...
-
Життєвий цикл (ЖЦ) фіксує найбільш істотні, характерні для певного об'єкту стани, визначає їх основні характеристики та значення в даних станах, а також...
-
Інформаційна технологія представляє собою комплекс збору, передачі, обробки, збереження і доведення до користувача інформації, що реалізована сучасними...
-
6.1. Інформаційні системи і технології в сучасному суспільстві В наш час відбувається глобальний перехід від індустріального суспільства до...
-
OLAP (On-Line Analytical Processing) є ключовим компонентом організації сховищ даних. Ця технологія заснована на побудові і візуалізації багатовимірних...
-
Опис класифікаційних угруповань, кодових позначень та найменувань об'єктів міститься в документі, який називається класифікатором. Класифікатор -...
-
6.1. Інформаційні системи і технології в сучасному суспільстві В наш час відбувається глобальний перехід від індустріального суспільства до...
-
Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів - Томашевський О. М. - ВСТУП
Поняття "інформаційна технологія" (ІТ) у сучасному контексті набуває особливої багатогранності та поширюється на всі області діяльності людини, оскільки...
-
7.1. Роль інформаційних технологій в системі організаційного управління Система (від грецького systema - ціле, складене з частин, з'єднання) - це...
-
7.1. Роль інформаційних технологій в системі організаційного управління Система (від грецького systema - ціле, складене з частин, з'єднання) - це...
-
2.1. Види інформації. Поняття економічної інформації В Законі України " Про інформацію" визначено наступні види інформації: O статистична інформація; O...
-
5.1. Структура сховища даних та оптимізація його обсягів Методи інтелектуального аналізу інформації часто розглядають як природний розвиток концепції...
-
5.1. Структура сховища даних та оптимізація його обсягів Методи інтелектуального аналізу інформації часто розглядають як природний розвиток концепції...
-
На сьогоднішній день штучний інтелект (Artifical Intelligence, AI) залишається одним із найбільш перспективних і нерозкритих напрямків розвитку...
-
Кодування представляє собою процес присвоєння коду об'єкту класифікації. Кодування забезпечує унікальну ідентифікацію об'єктів, яка в сукупності з...
-
2.1. Види інформації. Поняття економічної інформації В Законі України " Про інформацію" визначено наступні види інформації: O статистична інформація; O...
-
1.1. Визначення поняття технології Словник іншомовних слів визначає технологію як сукупність способів переробки матеріалів, виготовлення виробів і...
-
1.1. Визначення поняття технології Словник іншомовних слів визначає технологію як сукупність способів переробки матеріалів, виготовлення виробів і...
-
Інформаційні процеси та інформаційні технології, що їх обслуговують, поділяють на наступні компоненти: Інформаційно-технологічна система Це...
-
Інформаційні процеси та інформаційні технології, що їх обслуговують, поділяють на наступні компоненти: Інформаційно-технологічна система Це...
-
Штучний інтелект є одним з напрямів інформатики, завданням якого є розробка апаратно-програмних засобів, які дозволяють користувачу формулювати і...
Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів - Томашевський О. М. - 7.2. Електронний документообіг