Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Реквізити документа
Термін "реквізит" латинського походження, що перекладається як "потреба". У середньовічній Італії ним означали необхідні й обов'язкові елементи боргових зобов'язань цінних паперів, в першу чергу векселів.
Широке розповсюдження векселі мали з середини XII до середини XVII ст., і саме Італію називали їх батьківщиною. При цьому необхідність проставлення тих чи інших елементів при формулюванні векселів визначалась вексельним правом, норми якого різнилися в кожній із країн.
Із другої пол. XIX ст. зміст векселя пов'язувався з наявністю на ньому тих чи інших обов'язкових елементів й повинен був відповідати тим суттєвим ознакам, що зазначені в законі. У 1848 р. пруським урядом був прийнятий загальнонімецький вексельний статут, що закріпив правила користування векселями. На початку XX ст. (в 1930 р.) в Женеві була прийнята конвенція, що уніфікувала елементи векселів й основні норми міжнародного вексельного права, які діють й донині.
У термінологічному словнику слово "реквізит" подається як обов'язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах. У національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили [2]. У примітці до стандарту зазначено, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, необхідних для надання йому юридичної сили.
Аналізуючи модель документа, яка вже отримала назву формуляр (від лат. - "властиво судово-правовим формулам"), засновник документознавства проф. К. Г. Мітяєв у шістдесятих роках минулого століття відзначав, що документ може складатися з 8-10 елементів або ознак, при цьому одні з цих ознак є обов'язковими для надання документу юридичної сили, а інші - "прикрасами", або ж додатковими.
Сам термін "реквізит" проф. К. Г. Мітяєв перейняв з фінансово-бухгалтерської документації, де на його думку, особливо "ретельно це питання розроблено", й ввів його для означення обов'язкових елементів документа. "Відсутність, або невірне значення реквізиту роблять документ недійсним", підкреслював автор [7].
Дещо пізніше, у працях російського вченого А. М. Корольова під реквізитом розумівся логічно невід'ємний елемент будь-якої складної інформаційної сукупності, що підпадає під певні якості відображеного інформацією об'єкта чи процесу. У тексті, що обробляється, реквізити "подаються мов би атоми", з яких компонуються всі інші, більш складні за структурою сукупності документної інформації, зазначав науковець [4].
Вітчизняний документознавець проф. Н. М. Кушнаренко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це "сукупність обов'язкових даних документа, встановлених стандартом або нормативним актом" [6]. Основну функцію реквізитів автор бачить у забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, дослідниця стверджує, що основні реквізити знаходяться, як правило, у вихідних даних документа.
Російський науковець Ю. А. Шрейдер запропонував розглядати документ як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію.
Інформація - це текст, що має форму повідомлення, яке може мати як статичне, динамічне зображення, звукове повідомлення, так і їх комбінацію.
Метаінформація - це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інформаційним ознакам, що містять метаінформацію документ може бути включений до конкретно-інформаційної системи й виконувати свої певні функції [16].
Характерною відмінністю між інформацією та метаінформацією є те, що інформація може існувати окремо від метаінформації у формі повідомлення й виконувати певні соціальні функції без включення в конкретну інформаційну систему, наприклад, у вигляді надпису.
Метаінформація може виникнути лише в системі, оскільки її зміст визначається структурою локального документного масиву, його реквізитами, а також особливостями технології фіксування інформації [14].
Представник структурно-правового підходу, російський дослідник С. І. Семілєтов у структурі документа виділив змістову інформацію і реквізити, зауважуючи, що природа реквізитів обумовлюється цільовим направленням змістової інформації й характером правовідносин. Реквізитами він називає "елементи про події, факти, дії та обставини, з якими пов'язані певні правовідносини або юридичні наслідки" [15].
Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню та внутрішню форми. При цьому зовнішня міститься у "формі і форматі подання матеріального носія", а внутрішня - "в організації внутрішньої структури подання змістової інформації та реквізитів". На думку науковця, організація внутрішньої структури обумовлюється можливостями людини сприймати інформацію.
Так, наприклад, різні за змістом документи можуть мати один і той самий склад реквізитів та відповідно ознаки метаінформації і, навпаки, документи з подібним змістом тексту можуть мати різні реквізити, склад яких "визначається технологією фіксації, матеріалом носія й особливостями руху документа" [15]. Реквізити ж служать відображенням структури документно-інформаційної системи, в межах якої діє документ.
Виокремлення реквізитів із метаінформації й послідовне закріплення за ними певного місця дозволяє створювати формуляр документа в його сучасному розумінні.
Так, формуляр-зразок службового документа, згідно Державного стандарту "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732-2004", це модель його побудови, що встановлює сферу застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити [2].
В електронному документі під реквізитами треба розуміти окремі інформаційні елементи, що перетворюють інформаційне повідомлення в документ, "через включення його в конкретну інформаційно-документну систему, тобто забезпечують технічний доступ до документа й виконання ним певних суспільних функцій" [14].
Усю сукупність реквізитів службового документа, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на такі групи:
- сигніфікаційні реквізити; - синтакційні реквізити;
- прагмаційні реквізити; - комунікативні реквізити;
- семантичні реквізити; - реквізити руху.
Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці 3.2.
Таблиця 3.2. Класифікація реквізитів
Назва |
Характеристика | |
1. |
Сигніфікаційні (знакові) |
Реквізити, що фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення нагород, код підприємства, установи чи організації за ЄДРПОУ, код форми документа за ДКУД (1 -5) |
2. |
Комунікативні |
Реквізити, що забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова Й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку(6-9) |
3. |
Семантичні |
Реквізити, що полегшують роботу 3 інформацією: назва виду документа, дата документа, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер документа, на який дають відповідь, місце складання або видання (10-14) |
4. |
Синтакційні |
Реквізити, що відображають технологію створення тексту й роботу над Його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф обмеження доступу до документа (15-22) |
5. |
Прагмаційні |
Реквізити, що забезпечують захист документа від підробки й надають Йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис (23-28) |
6. |
Руху |
Реквізити, що фіксують пересування документа в інформаційній мережі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа й направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію (29-32) |
Схожі статті
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Офіційні визначення поняття "документ"
За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Загальні та спеціальні функції документа
До основних ознак документа, як зазначає у своїй роботі проф. Н. М. Кушнаренко [19], відносяться: Наявність семантики змісту Стабільна матеріальна...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Основні ознаки документа
До основних ознак документа, як зазначає у своїй роботі проф. Н. М. Кушнаренко [19], відносяться: Наявність семантики змісту Стабільна матеріальна...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Документно-комунікаційна система
Офіційне визначення інформаційних ресурсів, відповідно до наукового та загальноприйнятого уявлення про них, пов'язує це поняття з поняттям "документ",...
-
Офіційне визначення інформаційних ресурсів, відповідно до наукового та загальноприйнятого уявлення про них, пов'язує це поняття з поняттям "документ",...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Інформаційний рівень документа
Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичну й розумову діяльність. Інформацію, що міститься...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Інформаційна складова документа
Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичну й розумову діяльність. Інформацію, що міститься...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Сфера використання терміна
З давніх часів існувала значна кількість близьких за значенням термінів, що використовувались для означення певного класу штучно створених об'єктів для...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Основні поняття
Основні поняття Документування - це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Системний підхід до вивчення документа
Системний підхід до вивчення документа Пояснити сутність документа - це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу -...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 7. Властивості, функції й ознаки документа
Системний підхід до вивчення документа Пояснити сутність документа - це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу -...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Основні форми запису інформації
В еволюційному розвитку людини фігурують такі взаємопов'язані поняття як сприйняття, розуміння, мова й документ. Дійсно, без сприйняття не було б...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Матеріальна складова документа
Матеріальна складова документа Матеріальна складова - одна із необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може. Матеріальна...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 8. Матеріальна та інформаційна складові документа
Матеріальна складова документа Матеріальна складова - одна із необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може. Матеріальна...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Кодування інформації
Основні поняття Документування - це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Предметні форми запису інформації
В еволюційному розвитку людини фігурують такі взаємопов'язані поняття як сприйняття, розуміння, мова й документ. Дійсно, без сприйняття не було б...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Значимі властивості документа
Системний підхід до вивчення документа Пояснити сутність документа - це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу -...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 3. Системи документування та їх еволюція
Основні поняття Документування - це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Походження терміна "документ"
Походження терміна "документ" Однією із суттєвих особливостей розуміння поняття "документ" є те, що воно має досить твердо усталені позначення. Китайці...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Інформаційні потоки
Документ як джерело інформації Нині людство наблизилося до створення глобальної інформаційної цивілізації, у якій найважливішим ресурсом стає інформація....
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Документ як джерело інформації
Документ як джерело інформації Нині людство наблизилося до створення глобальної інформаційної цивілізації, у якій найважливішим ресурсом стає інформація....
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 10. Види структур документа та його реквізити
10. Види структур документа та його реквізити Характеристика видів документів відповідно до структури Структура документа - це відносно стійкий спосіб...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Модуль 3. Організація створення документів
10. Види структур документа та його реквізити Характеристика видів документів відповідно до структури Структура документа - це відносно стійкий спосіб...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 9. Комунікаційні можливості документа
Документ як джерело інформації Нині людство наблизилося до створення глобальної інформаційної цивілізації, у якій найважливішим ресурсом стає інформація....
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 6. Визначення терміна "документ"
Походження терміна "документ" Однією із суттєвих особливостей розуміння поняття "документ" є те, що воно має досить твердо усталені позначення. Китайці...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Сучасні носії інформації
Папір, як основний сучасний матеріал для друкування, був винайдений Цай Лунем у II ст. до н. е. на Далекому Сході в Китаї [22]. Тамтешні народи в древні...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Зовнішня та внутрішня структура документа
10. Види структур документа та його реквізити Характеристика видів документів відповідно до структури Структура документа - це відносно стійкий спосіб...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Характеристика видів документів відповідно до структури
10. Види структур документа та його реквізити Характеристика видів документів відповідно до структури Структура документа - це відносно стійкий спосіб...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Винайдення паперу
Папір, як основний сучасний матеріал для друкування, був винайдений Цай Лунем у II ст. до н. е. на Далекому Сході в Китаї [22]. Тамтешні народи в древні...
-
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - 1. Основні етапи розвитку документознавства
1. Основні етапи розвитку документознавства Коло питань Виникнення й розвиток традиційного документознавства. Становлення документознавства як науки...
Загальне документознавство - Палеха Ю. І. - Реквізити документа