Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.6. Вимоги до тексту документа
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у Закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
O Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвачила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...
O Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
O Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
O Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: Відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: Відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади - стосовно представників бізнесу.
O Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
O Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...
O Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
O Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): Бігборд - стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан - уболівальник тощо.
O Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).
O Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на - но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.
Правильно |
Неправильно |
Ректор університету підписав наказ про зарахування. |
Наказ про зарахування підписано ректором університету. |
Вправу виконано. |
Вправу виконано учнями. |
Законопроект прийнято (ухвалено) |
Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою. |
Отже, помилковим є вживання у контекстах на - но,-то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.
O Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію; відкликати працівників, підготувати обгрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом - ти, а не - ть.
O У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
O Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
O Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...
O Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.
Схожі статті
-
Мовлення як вид людської діяльності завжди зорієнтоване на виконання якогось комунікативного завдання. Висловлюючи свої думки і почуття, людина має...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.1. Класифікація документів
План 2.5.1. Класифікація документів. 2.5.2. Національний стандарт України. 2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. 2.5.4 Вимоги до бланків...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.2. Національний стандарт України
Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до...
-
План 2.5.1. Класифікація документів. 2.5.2. Національний стандарт України. 2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. 2.5.4 Вимоги до бланків...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Вимова звукосполук
1. Дзвінкі приголосні [б], [д], [г], [ж], [з], [дж], [дз] в кінці слова й перед глухими в середині слова вимовляються дзвінко: [народ] - народ; [наказ] -...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Вимова приголосних звуків
1. Дзвінкі приголосні [б], [д], [г], [ж], [з], [дж], [дз] в кінці слова й перед глухими в середині слова вимовляються дзвінко: [народ] - народ; [наказ] -...
-
Поняття "професійна мова" охоплює три функціональні різновиди літературної мови - офіційно-діловий, науковий, розмовний. На думку O. A. Лаптєвої,...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Акцентуаційні норми
Іншомовні слова в українській мові фонетично й граматично адаптуються, проте деякі з них характеризуються орфоепічними особливостями: 1. Голосні [і] та...
-
Серед індивідуальних форм усного професійного спілкування найбільш поширеною є ділова бесіда. Бесіда - це розмова двох чи більше осіб з метою отримання...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.3.3. Функції та види бесід
Серед індивідуальних форм усного професійного спілкування найбільш поширеною є ділова бесіда. Бесіда - це розмова двох чи більше осіб з метою отримання...
-
Важливим компонентом техніки професійного спілкування є вміння слухати. Слухання - не просто мовчання, а активна діяльність, своєрідна робота, якій...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.5. Оформлювання сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Вимова слів іншомовного походження
Іншомовні слова в українській мові фонетично й граматично адаптуються, проте деякі з них характеризуються орфоепічними особливостями: 1. Голосні [і] та...
-
Мова є однією з найістотніших ознак нації і реально існує як мовна діяльність членів відповідної етнічної спільноти. Хто якою мовою думає, той до того...
-
План 1.3.1. Функціональні стилі української мови та сфери їх застосування. Основні ознаки функціональних стилів. 1.3.2. Професійна сфера як інтеграція...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.4.1. Мистецтво перемовин
План 2.4.1. Мистецтво перемовин. 2.4.2. Збори як форма прийняття колективного рішення 2.4.3. Нарада. 2.4.4. Дискусія. 2.4.5. Візитна картка. Колективні...
-
План 2.4.1. Мистецтво перемовин. 2.4.2. Збори як форма прийняття колективного рішення 2.4.3. Нарада. 2.4.4. Дискусія. 2.4.5. Візитна картка. Колективні...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.3.4. Співбесіда з роботодавцем
Співбесіда з роботодавцем - це спеціальна бесіда, під час якої роботодавець оцінює претендента на вакантну посаду. Успіх або неуспіх під час співбесіди...
-
План 1.3.1. Функціональні стилі української мови та сфери їх застосування. Основні ознаки функціональних стилів. 1.3.2. Професійна сфера як інтеграція...
-
Важливою складовою діяльності будь-якого фахівця є комунікативна компетенція, яка належить до ключових професійних характеристик. Вона містить три...
-
План 2.3.1. Особливості усного спілкування. 2.3.2. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. 2.3.3. Функції та види бесід. 2.3.4....
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.3.1. Особливості усного спілкування
План 2.3.1. Особливості усного спілкування. 2.3.2. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. 2.3.3. Функції та види бесід. 2.3.4....
-
План 2.3.1. Особливості усного спілкування. 2.3.2. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. 2.3.3. Функції та види бесід. 2.3.4....
-
Важливою складовою діяльності будь-якого фахівця є комунікативна компетенція, яка належить до ключових професійних характеристик. Вона містить три...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.4. Вимоги до бланків документів
Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку...
-
Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку...
-
План 2.2.1. Публічний виступ як важливий засіб комунікації переконання. 2.2.2. Мистецтво аргументації. 2.2.3. Презентація як різновид публічного...
-
План 2.2.1. Публічний виступ як важливий засіб комунікації переконання. 2.2.2. Мистецтво аргументації. 2.2.3. Презентація як різновид публічного...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - Синоніми
Лексичні норми регламентують правила слововживання. їх фіксують насамперед словники: "Словник української мови" в 11-ти томах (1971-1980 рр), "Новий...
-
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 3-й етап - Підсумовування наради
2.7. Відкриття наради Відкриваючи нараду, керівник виголошує вступне слово, повідомляє про склад присутніх, у разі потреби називає прізвище, ім'я, по...
Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С. В. - 2.5.6. Вимоги до тексту документа