Менеджмент - Рульєв В. А. - 6.3. Удосконалення комунікацій
В ході здійснення управлінського процесу керівник виконує три основних ролі (здійснює міжособові відношення, проводить інформаційний обмін, приймає рішення) і чотири управлінські функції (планування, організація, мотивування і контроль) для визначення і досягнення цілей організації.
Для ефективного здійснення комунікацій, тобто якісної передачі повідомлення у вигляді методичних вказівок, інструкцій, наказів, доповідей, звітів потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів.
Ефективність управління залежить від наступних об'єктивних факторів:
Якості обміну інформацією, яка безпосередньо впливає на ступінь реалізації цілей (дослідженнями встановлено, що у 73-85% випадків, комунікації є головною перепоною на шляху досягнення цілей);
Інформаційне перевантаження керівника, який не здатний реагувати на всю інформацію ефективно;
Незадовільна структура організації (багатоступеневий рівень управління підвищує вірогідність інформаційних перекручувань, тобто кожний рівень управління може фільтрувати і корегувати повідомлення);
Незадовільний склад і використання кадрів, відсутність здорової атмосфери;
Конфлікти між різними групами і відділами організації;
Авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників в повному обсязі виконувати свої обов'язки;
Вірне визначення прав і відповідальності, почуття страху керівників і підлеглих за наслідки надто відвертої інформації.
До суб'єктивних факторів, що знижують ефективність контактів відносимо:
Різне тлумачення людьми інформації, якою вони обмінюються;
Перебування у різному емоційному стані членів колективу;
Різниця в рівні знань працюючих, які спілкуються.
Розглянемо основні шляхи по удосконаленню комунікаційного обміну в організації [11, с.116-118].
Регулювання інформаційних потоків. Керівник повинен навчитися оцінювати якісну і кількісну сторону своїх інформаційних потреб, а також інших споживачів інформації в організації. Він зобов'язаний визначитися в оптимальному максимумі і мінімумі інформаційних обмінів. Інформаційні потреби залежать в значній мірі від цілей керівника, приймаємих ним рішень і характеру показників особистої оцінки роботи, відділів і служб, а також підлеглих.
Удосконалення управлінських дій. Ці дії повинні бути спрямовані на удосконалення обміну інформацією (короткі зустрічі, оперативні наради, контакти з підлеглими) і знаходження додаткових можливостей управлінського дійства. Планування, реалізація і контроль формують додаткові можливості управлінського дійства в напрямку удосконалення інформаційного обміну. Обговорення нових планів, варіантів стратегії, цілей, необхідних для більш ефективної реалізації наміченого, контроль за виконанням робіт, звіти по результатам контролю є додатковою дією підвладною керівникові.
Удосконалення системи зворотнього зв'язку. Зворотній зв'язок складає частину контрольно-управлінської інформаційної системи в організації. Одним з варіантів цієї системи є переміщення працюючих із одного відділу в інший в цілях обговорення різних питань. Кожний керівник переборює відстань між собою і підлеглими шляхом створення продуманої системи комунікацій, яка гарантує проходження повідомлення до кожного підлеглого і сприйняття їх останнім.
Опитування працюючих є одним із варіантів системи зворотнього зв'язку. Ці опитування рекомендується проводити для одержання інформації від керівників і працюючих по різним питанням: чи надходить до підлеглих точна і своєчасна інформація, яка необхідна для роботи; чітко доведені до працюючих цілі діяльності їх підрозділів; відкритий керівник до пропозицій; інформовані підлеглі до наступних перемін в організації, які відзначаться на їх безпосередній роботі, тощо.
Удосконалення системи збору пропозицій, Яка запроваджується в цілях надходження інформації до керівного складу. Всі працюючи при цьому мають можливість генерувати ідеї, які торкаються удосконалення діяльності організації. Ціллю цих систем є зниження рівня фільтрації або ігнорування ідей на шляху знизу вверх.
В основному така система реалізується у вигляді анонімних пропозицій, які працівники опускають у спеціальні скриньки, але цей варіант не завжди ефективний, тому що часто відсутній механізми відкритого розгляду пропозиції і стимулювання їх авторів. Систему збору інформації можливо розширити за допомогою телефонної довідки, посилення контактів з працюючими, створенні спеціальних груп з керівників і працюючих, які розглядають питання розвитку підприємства. Таким чином, обмін інформацією в організації може поліпшувати систему зворотнього зв'язку.
Впровадження інформаційних бюлетенів, публікацій. Великі підприємства видають щомісячні бюлетені, в яких міститься інформація для працюючих. В цих виданнях публікуються статті з оглядом пропозицій управління організацією, виробництва нової продукції, нових умов контракту, які пропонує адміністрація, а також відповіді керівництва на запитання працюючих. Ця інформація може доповнюватися відеооглядами про роботу підприємства.
Сучасна інформаційна технологія Сприяє удосконаленню обміну інформацією в організації. Електронна пошта дає можливість направляти письмові повідомлення різним особам в організації, в різних установах, містах, областях і навіть країнах, що зменшує телефонні розмови.
Навчальний тренінг
Основні поняття
Комунікація. Здійснення комунікацій. Відправник. Повідомлення. Канал. Одержувач. Кодування. Передача. Декодування. Відгук. Зворотній зв'язок. Перешкоди. Види комунікацій. Форми комунікацій. Удосконалення комунікацій. Фактори ефективного управління.
Контрольні запитання і завдання
1. Які Ви знаєте елементи комунікаційного процесу?
2. Що собою представляє модель обміну інформацією?
3. Назвати етапи комунікаційного процесу.
4. Які існують перешкоди при обміні інформацією?
5. Перелічите і дайте характеристику видам комунікацій.
6. Які основні форми комунікації?
7. Назвати основні об'єктивні фактори ефективного управління.
8. Які суб'єктивні фактори впливають на ефективність управління?
9. Шляхи удосконалення комунікацій в організаціях?
Література: 7, 11, 15.
Схожі статті
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 5.3. Система інформації
Управлінська діяльність на різних рівнях управління іноді вимагає різної інформації. На стратегічному рівні менеджери мають потребу в інформації, яка...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Види інформаційних технологій
Інформаційні технології управління - це сукупність методів, процесів і програмно-технічних засобів, об'єднаних в технологічний ланцюжок, який забезпечує...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 5.4. Технологія інформаційної діяльності
Інформаційні технології управління - це сукупність методів, процесів і програмно-технічних засобів, об'єднаних в технологічний ланцюжок, який забезпечує...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Створення пакетів прикладних програм
Інформаційні технології управління - це сукупність методів, процесів і програмно-технічних засобів, об'єднаних в технологічний ланцюжок, який забезпечує...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 5.2. Рівні інформаційного забезпечення менеджменту і типи інформації
Управлінська діяльність на різних рівнях управління іноді вимагає різної інформації. На стратегічному рівні менеджери мають потребу в інформації, яка...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 6.2. Види і форми комунікацій
Для успішної діяльності організації необхідні ефективні комунікації. Керівник, виконуючи свою роль і здійснюючи основні функції, за допомогою якісної і...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 6.1. Процес комунікацій і його роль в менеджменті
6.1. Процес комунікацій і його роль в менеджменті Комунікація - це обмін інформацією між людьми, за допомогою слів, букв, символів, жестів, через які...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Розділ 6. Комунікації у менеджменті
6.1. Процес комунікацій і його роль в менеджменті Комунікація - це обмін інформацією між людьми, за допомогою слів, букв, символів, жестів, через які...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Закон демократизації управління
Закон припускає, що управління буде ефективним у тому випадку, якщо воно відповідатиме інтересам людей. Для цього необхідно щоб управління було не тільки...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 4.2. Особливості соціально-економічних систем
Сучасні підприємства, об'єднання, холдінги, концерни, асоціації, корпорації становлять собою складні і динамічні соціально-економічні системи....
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Закон часу - закон управління часом
Закон припускає, що управління буде ефективним у тому випадку, якщо воно відповідатиме інтересам людей. Для цього необхідно щоб управління було не тільки...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 4.4. Проектування структур управління
Проектування сучасних структур управління повинно будуватися на наукових принципах управління і враховувати особисті якості і досвід керівників, які...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 2.2. Наукові школи менеджменту
В XX сторіччі у виробництві відбулися великі зміни. Значно зросли його масштаби і концентрація, на підприємствах працювала велика кількість робітників,...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 4.1. Поняття системи й системного підходу в менеджменті
4.1. Поняття системи й системного підходу в менеджменті В античній філософії (Евклід, Платон, Аристотель) з'явилися перші уявлення про систему, яка...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Розділ 4. Менеджмент як система
4.1. Поняття системи й системного підходу в менеджменті В античній філософії (Евклід, Платон, Аристотель) з'явилися перші уявлення про систему, яка...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 3.3. Наукові принципи менеджменту
Принципи менеджменту - це правила, основні керівні ідеї, норми поведінки і орієнтири діяльності управлінського персоналу, якими вони керуються і в рамках...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 5.1. Поняття та класифікація інформації
5.1. Поняття та класифікація інформації Управлінська інформація - Це дані, які є об'єктом зберігання, передачі, перетворення і використовуються для...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Розділ 5. Система інформаційного забезпечення менеджменту
5.1. Поняття та класифікація інформації Управлінська інформація - Це дані, які є об'єктом зберігання, передачі, перетворення і використовуються для...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 2.3. Сучасні тенденції розвитку менеджменту
Сучасна система поглядів на управління сформувалася під дією об'єктивних зміну світовому суспільному розвитку. Відбувається визнання соціальної...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Недоліки наукового управління
Школа наукового управління не дала відповіді на питання про ефективність управління організацією в цілому. Основний наголос робився на індивідуальну...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 1.2. Цілі, задачі та види менеджменту
Головним в менеджменті є визначення цілей діяльності організації на найближчу та віддалену перспективу. Управління шляхом постановки цілей здійснюється з...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Недоліки адміністративного управління
Модель, запропонована адміністративною школою, була відірваною від реального управління, тому що не враховувала проблем людського фактору. Була здійснена...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Розділ 2. Розвиток теорії практики менеджменту
2.1. Історія розвитку менеджменту, що передувала класичній теорії Історія управлінської думки налічує багато тисячоліть. Висловлювання з проблем...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 1.4. Особливості управління підприємствами
Одна із основних, стратегічних галузей економіки - АПК, що пов'язаний з усіма галузями прямо та косвенно. Наприклад, сільськогосподарське виробництво має...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 2.1. Історія розвитку менеджменту, що передувала класичній теорії
2.1. Історія розвитку менеджменту, що передувала класичній теорії Історія управлінської думки налічує багато тисячоліть. Висловлювання з проблем...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 3.1. Наукові підходи до менеджменту
3.1. Наукові підходи до менеджменту Ефективність і якість управління визначаються обгрунтованістю методології вирішення існуючих проблем, тобто підходів,...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Розділ 3. Методологічні основи менеджменту
3.1. Наукові підходи до менеджменту Ефективність і якість управління визначаються обгрунтованістю методології вирішення існуючих проблем, тобто підходів,...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - ПЕРЕДМОВА
Сучасний менеджмент на підприємстві повинен бути направлений на забезпечення його раціонального ведення в умовах дефіцитності ресурсів, досягнення...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - 4.3. Організаційні структури управління
В процесі виробничої діяльності між співробітниками організації та її структурними підрозділами встановлюються постійні виробничі зв'язки. Вони носять...
-
Менеджмент - Рульєв В. А. - Недоліки управління з позицій людських відносин
Недоліком обох шкіл стала їх нездатність бути противагою бюрократичному управлінню, яке по суті є вкрай раціоналістичним. Незважаючи на всебічну...
Менеджмент - Рульєв В. А. - 6.3. Удосконалення комунікацій