Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - 6.4. ЕТИКЕТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ (E-MAIL)
Електронна пошта - зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування. Він, очевидно, ніяк не схожий на написання довгих документів, але водночас це і не телефонна розмова чи бесіда з людиною, що знаходиться поруч з вами. Електронна пошта позбавлена надзвичайно важливих елементів спілкування - виразу обличчя, жестів, поз, тону та інтонації голосу. Враховуючи ці особливості, етикет встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:
- Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній послідовності.
- Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.
- Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене адресатом як "плоске", а ще гірше - вороже чи образливе.
- Використовуйте зручний для читання формат: друкуйте в інтервалі один; між абзацами робіть інтервал два.
- Використовуйте як малі, так і великі (де потрібно) літери. Такий текст читати легше, ніж написаний лише малими або тільки великими літерами. Уникайте використання великих літер для виділення головної думки.
- Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист: електронний діловий лист має в усьому бути діловим та відображати ваш професіоналізм.
- Уникайте прийнятих у неформальному електронному спілкуванні скорочень та "смайликів" ("smileyз"), вони більше підходять для листування з вашими друзями та приятелями.
- Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй програмі електронних листів: ваше ім'я, назва вашої компанії, відповідні адреса, телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з'являтися у кінці кожного вашого листа.
- Не надсилайте довгих додатків до ваших листів. Якщо вам необхідно відправити великий обсяг матеріалу, зв'яжіться з адресатом та з'ясуйте, чи слід відправляти цей матеріал електронною поштою (можливо, адресат згоден отримати його звичайною поштою), чи може їх система прийняти великий обсяг матеріалу.
- Відправляйте електронні листи лише тоді, коли в цьому є реальна потреба. Не закидайте комп'ютери колег, ділових партнерів та клієнтів неважливими і непотрібними повідомленнями. Наприклад, не варто відправляти колезі електронний лист з повідомленням про те, що ви передаєте йому меморандум. Однак якщо ви очікуєте від колеги відповіді на переданий йому меморандум до певної дати і не отримали її вчасно, абсолютно допустимо надіслати йому електронний лист з нагадуванням.
- Відправляйте своє повідомлення лише тим, на кого воно розраховане. Якщо ви маєте адресний лист, кожного разу перевіряйте, чи всі внесені до нього люди потребують вашого конкретного повідомлення.
- Не передавайте електронною поштою інформації, яка розрахована лише на одну людину. Коли ви пишете електронний лист, особливо людині, яку знаєте мало, завжди враховуйте можливість того, що ваше відправлення можуть прочитати й інші. Якщо ви хочете уникнути такої ситуації, попередьте про це адресата. Для того, щоб не допустити будь-якої можливості поширення інформації, переданої вами, використайте телефон чи звичайну пошту.
- Не читайте електронної пошти інших без відповідного дозволу.
- Не давайте чужої електронної адреси іншим особам без відповідного дозволу.
- Перед тим, як відправити ваш лист, ще раз перевірте правильність адреси та зміст. Якщо написане не повністю задовольняє вас, перепишіть, адже те, що не подобається вам, навряд чи сподобається адресату.
- Ніколи не відправляйте лист, будучи роздратованим чи розгніваним. Заспокойтеся; обдумайте ситуацію, що склалась; уявіть, як би ви відповіли людині, коли б вона знаходилась поруч. Ще раз подумайте перед тим, як відправити e-mail: ніколи не пишіть нічого такого, що ви не могли б сказати людині в обличчя. Натиснувши кнопку "Send", ви втрачаєте контроль над своїм відправленням.
- Відправляючи діловий електронний лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте (вам потрібно отримати) відповідь. Якщо відповідь не передбачається, також зазначте це.
- Щоденно перевіряйте вашу ділову електронну пошту.
- За можливості давайте відповідь на отримані листи у найкоротший строк. У тому випадку, коли підготовка відповіді на лист забере більше часу, ніж звичайно, у кількох словах повідомте про це відповідну особу.
- Ніколи не надсилайте спам ("врат") - різного роду рекламу, повідомлення про розпродажі і т. ін. - колегам та діловим партнерам. Це є виявом поганих манер і непрофесіоналізму.
ЩО КОЛИ ВІДПРАВЛЯТИ: ДІЛОВИЙ ЛИСТ, МЕМОРАНДУМ, ФАКС, E-MAIL?
Завжди вибирайте відповідну форму письмового спілкування залежно від необхідного у кожній конкретній ситуації рівня формальності, конфіденційності та швидкості відповіді. При цьому пам'ятайте, що, незважаючи на те, яку саме форму ви вибрали - діловий лист, меморандум, факс чи e-mail, стиль викладу має залишатися незмінним (ви завжди повинні намагатися викласти необхідний зміст чітко, зрозуміло і поважливо).
Якщо необхідний високий рівень формальності
Використовуємо Не використовуємо
Ділові листи, меморандуми Факси, електронні листи
Якщо необхідна швидка відповідь
Використовуємо Не використовуємо
Факси, e-mail Ділові листи, меморандуми
Якщо необхідна конфіденційність
Використовуємо Не використовуємо
Ділові листи, меморандуми Факси, e-mail
Схожі статті
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ВІДПОВІДЬ НА ЛИСТИ
Ділові листи - надзвичайно поширений, практичний спосіб комунікації. З погляду етикету вони значно менші, ніж телефонні дзвінки, втручаються у розпорядок...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - 3.5. ДІЛОВІ ЛИСТИ
Ділові листи - надзвичайно поширений, практичний спосіб комунікації. З погляду етикету вони значно менші, ніж телефонні дзвінки, втручаються у розпорядок...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ПИШЕМО ДОКУМЕНТ
Значна частина, якщо не більшість, роботи щодо написання будь-якого матеріалу чи документа насправді відбувається до того, як ви берете ручку чи сідаєте...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - МОВА ТА СТИЛЬ ДІЛОВОГО ДОКУМЕНТА
Значна частина, якщо не більшість, роботи щодо написання будь-якого матеріалу чи документа насправді відбувається до того, як ви берете ручку чи сідаєте...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ЯК ГОВОРИТИ
- Відповідаючи на телефонний дзвінок, говоріть чітко, зрозуміло, приємним голосом. Це буде свідченням як вашого професіоналізму, так і уважного,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ПРИБУТТЯ
Перше і надзвичайно важливе - не забувайте домовитися про необхідну вам зустріч, інакше ви просто згаєте свій час, прийшовши без попередньої угоди; при...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ЧАС ВІЗИТУ
Перше і надзвичайно важливе - не забувайте домовитися про необхідну вам зустріч, інакше ви просто згаєте свій час, прийшовши без попередньої угоди; при...
-
Особливий різновид базового ділового гардеробу передбачається для бізнесменів у неформальних робочих ситуаціях, таких як: участь у конференціях та...
-
- Не слід ставати жертвою моди. Ваш робочий одяг є свого роду вкладенням грошей, яке має працювати кілька років, не варто, підбираючи гардероб,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ВИКОРИСТОВУЄМО ПЕЙДЖЕР (БІПЕР)
Використання мобільних телефонів - одне з найскладніших питань ділового етикету. Наявність мобільного зв'язку привела до того, що особа, яка телефонує,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ВИКОРИСТОВУЄМО МОБІЛЬНИЙ ТЕЛЕФОН
Використання мобільних телефонів - одне з найскладніших питань ділового етикету. Наявність мобільного зв'язку привела до того, що особа, яка телефонує,...
-
ВИКОРИСТОВУЄМО АВТОВІДПОВІДАЧ Автовідповідачі дають нам змогу практично завжди відповідати на телефонні дзвінки. Вони допомагають тим, хто телефонує,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ВИКОРИСТОВУЄМО АВТОВІДПОВІДАЧ
ВИКОРИСТОВУЄМО АВТОВІДПОВІДАЧ Автовідповідачі дають нам змогу практично завжди відповідати на телефонні дзвінки. Вони допомагають тим, хто телефонує,...
-
ВИКОРИСТОВУЄМО АВТОВІДПОВІДАЧ Автовідповідачі дають нам змогу практично завжди відповідати на телефонні дзвінки. Вони допомагають тим, хто телефонує,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ПРОБЛЕМИ ПІД ЧАС РОЗМОВИ ПО ТЕЛЕФОНУ
- Відповідаючи на телефонний дзвінок, говоріть чітко, зрозуміло, приємним голосом. Це буде свідченням як вашого професіоналізму, так і уважного,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - КОЛИ ДЗВОНИМО МИ
- Відповідаючи на телефонний дзвінок, говоріть чітко, зрозуміло, приємним голосом. Це буде свідченням як вашого професіоналізму, так і уважного,...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ПІДГОТОВКА ДО НАПИСАННЯ ДОКУМЕНТА
Значна частина, якщо не більшість, роботи щодо написання будь-якого матеріалу чи документа насправді відбувається до того, як ви берете ручку чи сідаєте...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - Розділ 2. Ділове інтерв'ю
2.1. ПІДГОТОВКА ДО СПІВБЕСІДИ Готуючись до співбесіди (інтерв'ю) важливо пам'ятати про те, що існують особливі характеристики" які притаманні лише...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ВИБІР ОДЯГУ
Невдало підібраний одяг, всупереч вашому бажанню, може створити у осіб, які проводитимуть ділове інтерв'ю, невигідне враження про вас, яке буде досить...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ПІДГОТОВКА РЕЗЮМЕ
2.1. ПІДГОТОВКА ДО СПІВБЕСІДИ Готуючись до співбесіди (інтерв'ю) важливо пам'ятати про те, що існують особливі характеристики" які притаманні лише...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - 2.1. ПІДГОТОВКА ДО СПІВБЕСІДИ
2.1. ПІДГОТОВКА ДО СПІВБЕСІДИ Готуючись до співбесіди (інтерв'ю) важливо пам'ятати про те, що існують особливі характеристики" які притаманні лише...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ВИ ОТРИМАЛИ НЕГАТИВНУ ВІДПОВІДЬ
Завжди зразу ж після проходження ділового інтерв'ю відправляйте лист особі, яка його проводила. Він має бути невеликим і простого змісту: привітання та...
-
Завжди зразу ж після проходження ділового інтерв'ю відправляйте лист особі, яка його проводила. Він має бути невеликим і простого змісту: привітання та...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ЗБІР ІНФОРМАЦІЇ ТА САМОПІДГОТОВКА
Невдало підібраний одяг, всупереч вашому бажанню, може створити у осіб, які проводитимуть ділове інтерв'ю, невигідне враження про вас, яке буде досить...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ДЛЯ ЖІНОК
Невдало підібраний одяг, всупереч вашому бажанню, може створити у осіб, які проводитимуть ділове інтерв'ю, невигідне враження про вас, яке буде досить...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ДЛЯ ЧОЛОВІКІВ
Невдало підібраний одяг, всупереч вашому бажанню, може створити у осіб, які проводитимуть ділове інтерв'ю, невигідне враження про вас, яке буде досить...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - ОСНОВИ БУДЬ-ЯКОГО ПИСЬМОВОГО ПОВІДОМЛЕННЯ
Усі слова мають силу, при цьому написані слова мають силу, яка відчувається довше. Якщо ви написали щось на папері, ви не можете забрати це назад. Хоч ця...
-
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - КОЛИ ПИСАТИ
Усі слова мають силу, при цьому написані слова мають силу, яка відчувається довше. Якщо ви написали щось на папері, ви не можете забрати це назад. Хоч ця...
-
Дуже часто офісна техніка допомагає у наших справах, не менш рідко та сама техніка забирає у нас значну кількість часу. Хто не був роздратований,...
-
За своєю суттю етикет - це вияв поваги до інших з максимальним урахуванням їх інтересів. Важливим і водночас простим засобом вияву поваги у бізнесі є...
Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н. Л. - 6.4. ЕТИКЕТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ (E-MAIL)